Succesvol offreren doe je zo.

Dit artikel is geschreven door Jelmer Reitsma van Elfsquad - Marketing

1.       Koppel Elfsquad Product Configurator met CRM

Een koppeling met CRM geeft meer inzicht in de status van offertes, ook is er directe synchronisatie mogelijk met alle contacten uit jouw CRM omgeving. Wanneer er sprake is van directe synchronisatie hoef jij je al niet meer druk te maken over het bijhouden van contactgegevens en dubbele gegevensinvoer.

Zodra een verkoopkans in CRM de status offerte bereikt, begint de volgende workflow: Er wordt in Elfsquad een lege offerte aangemaakt. Vanuit onze configurator is het mogelijk de offerte te vullen met configuraties. Ook is het mogelijk om de offerte uit te brengen via Elfsquad. De status in CRM zal dan geautomatiseerd wijzigen naar ‘Offert uitgebracht’.

Zodra een offerte geaccepteerd wordt, begint de volgende workflow: De verkoopkans verschuift in CRM op naar ‘Gewonnen’. De gewonnen offerte is nu een order. Vanuit de configurator wordt er op de achtergrond een stuklijst naar ERP gestuurd, dit allemaal zonder fysiek werk van de verkoper.

2.       Automatiseer succesvol jouw mails tijdens het offertetraject

Ook door het automatiseren van mails sla jij een slag in de effectiviteit van je verkoopproces en de efficiëntie van je verkopers. Geautomatiseerde mails bieden de volgende uitkomsten:

• Het accepteren van een offerte voor de volgende stap in het verkooptraject: Wanneer een offerte als concept is aangemaakt en een configuratie is toegevoegd is het mogelijk om een automatische mail te versturen naar ofwel een collega, ofwel de klant. Voor de verkoper is het bijvoorbeeld van belang om de leverdatum op te vragen bij de verantwoordelijken van de planning.
• Het digitaal ondertekenen van een offerte: De laatste stap in het verkooptraject is de ondertekening van een offerte. Hier wordt er een automatische mail verstuurd naar de klant. Die op zijn beurt vanuit de mail een digitale handtekening zet. Het zetten van de handtekening triggert CRM om op te schuiven naar ‘gewonnen’. Vervolgens kan er een werkorder aangemaakt worden vanuit Elfsquad en begint de productie.

 3.       Duidelijke & gestructureerde data

Consistentie is belangrijk binnen jouw bedrijfsvoering. Door het offreren te automatiseren leg je zelf vast welke data op welke manier wordt meegestuurd naar CRM & ERP. Je zorgt er zo voor dat de juiste informatie naar de juiste velden worden gestuurd en stuklijsten op dezelfde manier worden opgebouwd. Heb je iemand in dienst die de offertes handmatig verwerkt? Vaak is het invoeren van de aanhef een veld wat vaak wordt overgeslagen, dit komt niet professioneel over op een offerte. Om die reden zijn dit soort velden verplicht in Elfsquad en stuur je altijd consistent de juiste data mee naar de juiste velden.

Een duidelijke documentatie en opslag van offertes is niet alleen belangrijk voor een verkoper. Alle medewerkers die te maken krijgen met offertes en administratieve werkzaamheden hebben baat bij een goed gedocumenteerde omgeving. Na het creeëren van de offerte kan deze lokaal of in de cloud worden opgeslagen in de structuur die jij zelf van te voren hebt vastgesteld. Gestructureerde ID’s en bestandsnamen geven rust bij verkopers. Zo kunnen zij zich focussen op wat er écht toe doet, verkopen!

4.       Razendsnel foutloze & succesvolle offertes opstellen

Misschien wel de belangrijkste toepassing van Elfsquad voor verkopers is het opstellen van foutloze offertes. Hier ligt vaak het zwaartepunt voor verkopers. Bij menselijke handelingen sluipt er altijd wel een foutje in. Wat uiteindelijk voor irritaties zorgt en het komt ook niet professioneel over. Onze sales configurator is zo opgezet dat na een vraag-en-antwoord spel, wat leidend is binnen een normaal verkoopgesprek, altijd het juiste product wordt samengesteld, guided selling noemen we dat. Vervolgens wordt er wordt direct een offerte gegenereerd in PDF. Waarmee de tijd van het opstellen van offertes gereduceerd wordt tot één druk op de knop. De verkoper kan dit zelfs aan tafel bij de klant doen.

Video: Foutloos & effectief offreren.

Video: Stel het perfecte offertedocument samen.

Dit artikel is geschreven door

Jelmer Reitsma

Elfsquad - Marketing