Hoeveel plezier je ook hebt aan het produceren van je machines, uiteindelijk moet er natuurlijk wel geld verdiend worden. Met een optimaal ingericht proces van offerte tot betaling, oftewel quote-to-cash of QTC, verkort je doorlooptijden, verklein je de kans op fouten en vergroot je je winst. In dit artikel lees je wat QTC is, hoe het proces er precies uitziet en kijken we naar de optimale CPQ software om het proces te ondersteunen.
Laten we eerst eens naar de definitie kijken: quote-to-cash gaat over het complete verkoopproces, dat begint met de klant die zijn gewenste machine of product kiest en eindigt met de klant die zijn factuur betaalt. Zo lijkt het heel simpel, maar er zitten ontzettend veel stappen tussen, die in veel gevallen bovendien meerdere keren gezet moeten worden. We hoeven jou niet te vertellen hoeveel administratieve rompslomp daarbij komt kijken, hoe vaak je dubbele data-invoer uitvoert voor de verschillende systemen van verschillende afdelingen en hoeveel tijd je in dit proces besteed aan onnodig contact met je potentiële klant.
Met quote-to-cash:
Je wilt QTC natuurlijk zo strak mogelijk opzetten, zodat je efficiënt van klantwens naar harde euro’s komt. Laten we het proces eens volledig uitwerken.
Kijk je naar een standaard preproductieproces, dus naar alles wat er moet gebeuren vanaf het moment dat de klant bij je zit totdat zijn machine in productie gaat, dan bestaat QTC uit een aantal stappen. Het begint bij de interactie tussen klant en verkoper. Vaak zit daar eerst nog een dealer tussen. De verkoper valideert de configuratie bij salesengineering, van waaruit mogelijk nog dingen gecheckt moeten worden bij engineering. Vervolgens moeten de juiste zaken ingekocht worden, voordat het daadwerkelijk geproduceerd wordt. Na productie wordt de machine uitgeleverd en geïnstalleerd, waarna je eindelijk je factuur mag sturen. Zelfs als we ervan uitgaan dat dit proces soepel verloopt en er tussentijds niets meer vanuit productie terug naar sales of terug naar de dealer of klant hoeft, is het al een stroperig en lang proces. Bovendien wordt er veel informatie handmatig overgedragen, wat de doorlooptijd en het aantal fouten niet ten goede komt. En dat leidt op z’n beurt weer tot frustratie in de complete keten.
Voordat we kijken hoe je het QTC-proces kunt optimaliseren, is het belangrijk om even stil te staan bij de uitdaging. De stap naar QTC is namelijk niet per se eenvoudig. Zeker bij configureerbare producten komt er normaal gesproken ontzettend veel handmatig werk bij kijken, zelfs de offerte wordt misschien nog handmatig als order ingeklopt. Het is belangrijk dat je je realiseert dat de verregaande automatisering van je preproductieproces een flinke uitdaging is, maar ook ontzettend veel oplevert.
Door het QTC-proces zo efficiënt mogelijk in te richten, creëer je de mogelijkheid om meer geld te verdienen. Kiezen voor de juiste software om het proces te ondersteunen, is daarbij de eerste stap. Daarvoor is het ontzettend belangrijk dat je kiest voor best-of-breed oplossingen: gespecialiseerde software voor de automatisering van specifieke processen. Deze tools zijn allemaal eenvoudig met elkaar te integreren middels API’s of low-code platforms. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gespecialiseerde CPQ software die eenvoudig te koppelen is aan je ERP-pakket.
Een efficiënt en digitaal QTC-proces begint eigenlijk bij CPQ software. Met een CPQ oplossing optimaliseer je bijvoorbeeld je orderintake en open je eenvoudig een digitaal verkoopkanaal. Bovendien kun je er vaak ook je dealermanagement in doen. En wat er nog bij komt: je dealers bestellen als het ware je producten via CPQ en nemen daarmee zelfs de complete orderintake over. Volledig geautomatiseerd! Je hebt dus zelfs geen werk meer van het maken van offertes, of het aannemen van de orders van je dealers.
Maar er is meer. Wanneer je CPQ oplossing de mogelijkheid biedt om je producten online aan te bieden in een online configurator, verleng je het QTC-proces naar een Lead-to-Cash-proces (LTC). Dat betekent dat je online configurator ook voorziet in je leadgeneratie via je website of via dealeromgevingen. Los van de efficiencyslag die je slaat door je Quote-to-Cash proces te digitaliseren, ligt er dus een enorme potentie om ook leads foutloos offertes en orders in te laten schieten.
We geven hier twee voorbeelden van integraties die een duidelijke meerwaarde leveren tijdens het QTC- of LTC-proces: CRM en ERP.
Salesforce is wereldwijd een van de meestgebruikte CRM-pakketten, ook in de wereld van maakbedrijven. Door een Salesforce CPQ-integratie zet je een grote stap richting een digitaal QTC- of zelfs LTC-proces. Stel je de volgende workflow voor:
Je opent in Salesforce CRM een nieuwe verkoopkans, waarin je de contactgegevens van je lead of prospect invoert. Deze gegevens worden direct gesynchroniseerd naar CPQ en daar wordt een configuratie gestart met alle gegevens van de klant vanuit Salesforce. In CPQ is het nu tijd om het juiste product te configureren. De configuratie wordt aan de offerte toegevoegd en met alle juiste prijsinstellingen direct weer teruggestuurd naar Salesforce. Wordt de offerte in Salesforce geaccepteerd? Dan kan de rest van het logistieke proces beginnen.
Ditzelfde trucje geldt ook voor integraties tussen ERP en CPQ, in dit geval SAP. Nu start je het proces in CPQ. Allereerst zijn al je artikelen en prijzen al direct gesynchroniseerd. Vervolgens open je een lege offerte en voeg je de gewenste configuratie van je lead of prospect toe. Dit resulteert altijd in een foutloze offerte en prijzen. Onder water wordt er direct een meerlaagse) stuklijst opgesteld, en wanneer de offerte wordt geaccepteerd kan deze direct in SAP ingeschoten worden als een productieorder. Digitale orderintake op z’n best!
Elfquad CPQ is dé bron van alle noodzakelijke logica en kennis die ervoor nodig is om jouw complexe producten relatief eenvoudig te verkopen en vervolgens zo soepel mogelijk door het verdere proces te loodsen. De vertaalslag vanuit verkoop naar productie zit direct in Elfsquad CPQ, en alle kennis vanuit engineering is al vastgelegd. Koppel je Elfsquad met een best-of-breed ERP, CRM en andere software die noodzakelijke is voor je proces, dan zet je een grote stap in de goede richting. In dit blog gaven we twee voorbeelden van integraties, maar Elfsquad CPQ is eenvoudig te integreren met andere ERP, CAD, CRM, low-code applicaties en nog veel meer systemen.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden?
Elfsquad ontzorgt jouw gehele pre-productieproces. Met Elfsquad als backbone realiseren we de digitale fabriek waar de smart industries al zo lang om vraagt. Dit doen wij aan de hand van CPQ Software, met geïntegreerde oplossingen voor marketing, sales en operations.
Laat ons weten wat je denkt