BERCOMEX: Van twee weken
naar twee uur per offerte

Verborgen kosten: de prijs van offerteren op gevoel

Achter elke Bercomex-machine zat een offerte die was opgebouwd uit een Excel-bestand. Niet één enkel bestand, maar een verzameling spreadsheets per machinetype. Elk bestand bevatte jaren van gelaagde logica die nergens anders te vinden was: niet in een systeem, niet in een handleiding, alleen in de hoofden van de mensen die ermee werkten. Als er iets veranderde, een product of een prijs, moest elk relevant blad met de hand worden bijgewerkt. Een offerte maken voor een nabestelling betekende dat je een oude spreadsheet moest opzoeken, mogelijk verouderd, met alle fouten van dien.

Het systeem had geen structuur om fouten op te vangen. Iedereen kon componenten selecteren die technisch niet op elkaar aansluiten. Een linkshandige machine gekoppeld aan een rechtshandige module, en niets zou dit signaleren. Het salesteam fungeerde daardoor als een extra controlelaag die fouten opspoorde voordat orders in productie gingen. Op de vraag hoeveel offertes bij de eerste poging correct waren, was het antwoord eenvoudig: ongeveer 10 procent.

De financiële gevolgen stapelden zich gestaag op. Bercomex-machines variëren van €40.000 tot meer dan €1,2 miljoen. Een verkeerd opgegeven onderdeel of een fout berekende prijs brengt forse kosten met zich mee. Over een volledige orderportefeuille liepen deze fouten op tot duizenden euro's aan onnodige garantieclaims, correcties en prijsconcessies.

Misschien wel het meest onthullende symptoom: als vijf verkopers dezelfde klantopdracht kregen, produceerden ze vijf totaal verschillende machineconfiguraties. Iedereen had zijn eigen voorkeuren, zijn eigen aanpak. Er was geen echt salesteam, alleen individuele verkopers met elk hun eigen versie productkennis. Dat maakte het ook bijzonder moeilijk om nieuw personeel wegwijs te maken. Een nieuwe medewerker deed er anderhalf tot twee jaar over om echt zelfstandig te worden, en zelfs dan was afstemming met collega's nooit gegarandeerd.

De behoefte aan verandering was duidelijk. Wat Bercomex nodig had was een platform dat kon doen wat de spreadsheets nooit konden: kennis vastleggen, logica afdwingen en meegroeien met het bedrijf.

"De eerste reacties van onze verkooppartners waren dat ze van hun vielen. Ze vroegen een offerte aan en een uur later hadden ze die al!"

Piet Stroet

Sales Export Manager, Bercomex

Waarom Bercomex koos voor een CPQ-platform dat ze zelf konden beheren

Toen Bercomex op zoek ging naar een oplossing, werd al snel één ding duidelijk: de meeste configuratorplatforms hadden een verborgen afhankelijkheid. Voor het bouwen of aanpassen van een configuratiemodel waren ontwikkelaars nodig, mensen die HTML of JavaScript konden schrijven. Elke productupdate, elke nieuwe variant, elke regelwijziging betekende teruggaan naar specialisten en consultants die per uur werden betaald. Met Elfsquad kan het hele platform worden beheerd door de mensen die de producten kennen, zonder ook maar één regel code te schrijven.

"De andere configurators vereisten programmeerkennis, HTML, JavaScript. Met Elfsquad kun je een model bouwen zonder dat. Dat was een van de redenen waarom we ervoor kozen", aldus Piet Stroet, Sales Export Manager bij Bercomex.

Ook de band met het Elfsquad-team speelde een rol. Bercomex vond in Elfsquad een partner die de maakindustrie en productie begrijpt, niet alleen in theorie, maar vanuit de praktijk. Elfsquad begreep de uitdaging en dacht met Bercomex mee in plaats van alleen een tool te leveren. Dat bleek net zo belangrijk als de software zelf.

Geen code, geen consultants: Hoe Bercomex hun CPQ volledig onder controle kreeg

Bercomex ging doordacht te werk met de implementatie. Eén salesmedewerker werd volledig vrijgesteld van zijn reguliere taken en kreeg slechts één opdracht: het bouwen van de configurator. In de beginfase werkte hij nauw samen met het Elfsquad-team, waarbij de diepgaande product- en klantkennis van het salesteam als leidraad diende. Hij vertaalde systematisch jarenlange spreadsheetlogica, machine voor machine, naar gestructureerde, regelgestuurde configuratiemodellen. Die combinatie van verkoopkennis, productbekendheid en klantinzicht bleek cruciaal en leverde een CPQ-oplossing op waarop het hele team kon vertrouwen.

De integratiearchitectuur werd een van de belangrijkste resultaten van het project. Bercomex werkt met drie systemen: Isah als ERP, SuperOffice als CRM en Elfsquad als CPQ. Elfsquad is de hub die de systemen met elkaar verbindt. Elke offerteaanvraag start in SuperOffice, waarna Elfsquad automatisch wordt geactiveerd, klantgegevens worden opgehaald en de configuratie vooraf wordt ingevuld. Artikelen, commerciële teksten en prijzen komen allemaal live uit Isah. Zodra een offerte is afgerond, slaat Elfsquad deze op als opgemaakte PDF in SuperOffice. Op de achtergrond worden de juiste productieartikelen direct in Isah ingevoerd, zonder handmatige overdrachten of herinvoer.

De betrouwbaarheid van deze gegevensstroom heeft veel handmatig werk overbodig gemaakt. Vroeger moest je, om te controleren of een voltooide offerte overeenkwam met het ERP, beide documenten afdrukken, naast elkaar leggen en met behulp van een liniaal  elke regel handmatig checken. Die controle bestaat niet meer. Bevat een configuratie een fout, dan mislukt de import naar Isah en stopt het proces direct, waardoor het probleem meteen zichtbaar wordt in plaats van stilletjes doorstroomt naar productie. Op dit moment zijn er 22 configuratiemodellen actief in Elfsquad, één voor elk machinetype in hun portfolio.

Sneller, slimmer en gebouwd om te schalen

De impact was direct merkbaar. Salespartners die gewend waren weken op een offerte te wachten, hadden ze ineens binnen een uur in de inbox. "De eerste reacties van onze verkooppartners waren dat ze van hun stoel vielen. Ze vroegen een offerte aan en een uur later hadden ze die al!"

Maar snelheid was nog maar het begin. Waar de oude ERP-output bestond uit een mix van commerciële en technische details die de klant nooit hoefde te zien, was de Elfsquad-output schoon, gestructureerd en verzendklaar. Het offertedocument van Bercomex werd door hun implementatiepartner gebruikt als voorbeeld van hoe een professionele machineofferte eruit hoort te zien.

Achter de snelheid gaat nog iets belangrijkers schuil: betrouwbaarheid. Elke configuratie die uit Elfsquad komt is technisch correct. Onderdelen die niet op elkaar aansluiten kunnen niet worden gecombineerd, afhankelijkheden worden automatisch afgedwongen en als een regel moet worden bijgewerkt, gebeurt dat maar één keer op één plaats.

Het effect was door het hele bedrijf voelbaar. Naarmate offertes gestandaardiseerd werden, volgde ook de productmix. Bercomex verkoopt nu meer van dezelfde configuraties, wat de mogelijkheid creëert om machines op voorraad te bouwen en de productiekosten aanzienlijk te verlagen.

De grootste verandering is misschien wel wat er met het salesteam zelf is gebeurd. Waar er voorheen individuele verkopers waren, elk met hun eigen versie productkennis in hun hoofd, is er nu een echt team. Iedereen werkt vanuit dezelfde gedeelde configuratielogica en bouwt voort op elkaars ervaring. De kennis die eerst alleen in individuele hoofden zat, zit nu in het platform, is zichtbaar, overdraagbaar en groeit met de tijd mee. "Geen moment", zegt Sandra als haar wordt gevraagd of het team de oude Excel-sheets ooit heeft gemist.