WSP Systems legt de Excelsheets terzijde en vermindert prijsberekeningtijd met 75%

Het leveren van complete systemen, waarbij elk onderdeel afhankelijk is van elk ander onderdeel, vroeg meer dan een standaard productconfigurator kon bieden. Ze hadden iets nodig dat gebouwd was voor die realiteit. Bij Elfsquad is het herkennen van die behoefte en het samen met de klant bouwen van de oplossing precies hoe we werken. WSP Systems werd onze eerste launching customer voor systeem- en projectconfiguraties, en het resultaat was een vermindering van de prijsberekeningtijd met 75%.

Wanneer klantspecificiteit een knelpunt wordt

WSP's systemen zijn niet alleen complex, ze zijn onderling verbonden. Zoals Aalbers uitlegt: "Onze systemen zijn behoorlijk divers. Zelfs een transportband om wasgoed door het systeem te bewegen wordt op de millimeter nauwkeurig geproduceerd. Daarnaast vereist het bochten onder verschillende hoeken om optimaal in de wasserij te passen. Veel andere extra opties zijn ook beschikbaar, zoals of ze zijwanden moeten hebben of niet. Zelfs de soorten poten en kleuren kunnen allemaal worden aangepast."

Voor buitenstaanders is het aantal opties voor een enkele transportband al moeilijk te bevatten. Maar WSP's systemen gaan verder dan dat. "De transportband moet perfect aansluiten op het volgende onderdeel, zoals een elevator. Anders lever je geen compleet systeem. Elk mogelijk onderdeel in een systeem is onderling afhankelijk. Je hebt het over miljoenen mogelijkheden. En dan moet je maar eens een prijs zien te krijgen."

Tot een nauwkeurige prijs komen was de grootste uitdaging waarmee WSP te maken had. Het vereiste constant heen-en-weer tussen Sales Inside Service, accountmanagers en klanten. Het proces was traag, foutgevoelig en volledig afhankelijk van een handvol mensen die begrepen hoe de Excelsheets werkten.

Kennis opgesloten in spreadsheets

"Onze accountmanagers richten zich op het vinden van projecten. Vervolgens moet Sales Inside snel een prijsberekening voor het hele project maken," legt Aalbers uit. Die berekening leefde in Excel, en Excel had zijn grenzen bereikt. "Steeds minder medewerkers wisten uiteindelijk nog precies hoe de Excelsheets en berekeningen werkten. Het was helemaal niet toekomstbestendig. Het is ook niet schaalbaar, want het is bijna onmogelijk uit te leggen aan nieuwe medewerkers. Allemaal erg foutgevoelig."

De diepgaande productkennis bij WSP is een echt concurrentievoordeel. Die kennis vastleggen in een systeem waarmee iedereen kan werken, in plaats van het opgesloten te houden in spreadsheets en de hoofden van mensen, was de reden waarom ze op zoek gingen naar een configurator.

Een systeemconfigurator van de grond af opbouwen

Op verzoek van WSP ontwikkelde Elfsquad samen de functionaliteiten voor geneste configuraties en gekoppelde configuraties, omdat geen enkele andere CPQ-oplossing op de markt de complexiteit van onderling verbonden systeemconfiguraties aankon. Tijdens de Elfsquad-demonstratie werd WSP gevraagd precies te beschrijven wat ze deden, waarna dit snel werd gemodelleerd in de configurator om te laten zien wat mogelijk was. Die openheid en flexibiliteit was wat hen overtuigde.

Een WSP-systeem bestaat uit verschillende objecten, zoals transportbanden, elevators en meer. Alle configuratiemodellen volgen dezelfde structuur, zodat WSP altijd dezelfde opzet gebruikt per product, object en project. Inside Sales werkt nu met een door engineering gevalideerd salesmodel. Elk object in een project kan worden geconfigureerd, gekopieerd en aangepast in Elfsquad. Één prijs rolt uit voor het gehele systeem, inclusief manuren en reiskosten.

Aalbers beschrijft hoe het werkt: "Er is één hoofdconfiguratiemodel: het WSP-project. Dit model bestaat uit een beslisboom met elk onderliggend genest configuratiemodel. Al deze modellen zijn onderling afhankelijk. Dit is een evolutie van de productconfigurator, die zich richt op één complex product, maar niet op de samenhang van talloze verbonden producten binnen een volledig systeem."

75% sneller. Geen verwarring meer.

De resultaten spreken voor zich. "We namen een oud project en configureerden het geheel binnen 15 klikken. Voorheen werkte Inside Sales met Excelsheets om tot de nieuwe prijs te komen. Productverbeteringen werden niet goed meegenomen en fouten uit eerdere projecten werden meegesleept. Dat is niet wat je wilt bij een project van deze omvang en complexiteit."

WSP verminderde de prijsberekeningtijd met 75%, en dat deden ze door eerst terug te gaan naar de basis. "We vroegen onszelf af: wat leveren we precies, en hoe kunnen we ons product opsplitsen in gestandaardiseerde modules? Door op deze manier te werken, elimineerden we verwarring in onze sales- en engineeringprocessen. Iedereen spreekt nu dezelfde taal, klanten, accountmanagers en engineering."

Wanneer een project binnenkomt, leggen Sales Engineers het gehele systeem vast in 3D. Binnen dat model worden modules geïdentificeerd, allemaal corresponderend met productlijsten in het ERP-systeem. Klanten worden correct bediend vanaf het eerste gesprek. Engineering kan aan de slag zonder verwarring. Één bron van waarheid, door het hele proces heen.