Share this
by Stephan Joesten on 21-jan-2025 13:45:00
Wat is het quote-to-cash proces?
Quote-to-cash (QTC) dekt het hele salesproces vanaf het moment dat een klant zijn gewenste product selecteert tot het moment dat ze hun factuur betalen. Het klinkt eenvoudig, maar in de praktijk bevat het proces veel stappen, waarvan de meeste handmatig werk, dubbele gegevensinvoer in systemen en onnodig contact tussen sales, engineering en de klant met zich meebrengen.
Voordelen van quote-to-cash
De voordelen van een goed gestructureerd QTC-proces zijn duidelijk:
- Geen administratief heen-en-weer meer
- Geen dubbele gegevensinvoer tussen systemen
- Geen onnodig contact tussen sales, engineering en klanten
Hoe ziet het quote-to-cash proces er in de praktijk uit?
Een standaard pre-productieproces voor complexe producten volgt doorgaans drie fasen:
Fase 1: Interactie tussen klant en sales Het proces begint met een gesprek tussen de klant en de salesmedewerker, vaak ook met een dealer erbij betrokken.
Fase 2: Validatie met engineering en onderdelenbestelling De salesmedewerker valideert de configuratie met sales engineering. Afhankelijk van de complexiteit kan dit verdere controles met engineering vereisen. De juiste materialen en onderdelen moeten dan worden besteld voordat de productie kan beginnen.
Fase 3: Levering, installatie en facturering Na de productie wordt de machine geleverd en geïnstalleerd. Pas dan kan de factuur verstuurd worden.
Zelfs wanneer dit proces soepel verloopt, is het lang en foutgevoelig. Informatie wordt bij elke stap handmatig overgedragen, wat doorlooptijden vertraagt en fouten laat onststaan die frustratie creëren door de hele keten.
Hoe optimaliseert CPQ-software het quote-to-cash proces?
Het optimaliseren van het QTC-proces begint met het maken van de juiste technologiekeuzes. De sleutel is het kiezen van de beste software gericht op de toekomst: gespecialiseerde software voor specifieke delen van het proces. Het voordeel is dat deze tools allemaal eenvoudig kunnen worden geïntegreerd via API's of low-code platforms, zodat je de flexibiliteit behoudt om je favoriete systemen te verbinden zonder voor elke wijziging een maatwerk-integratie te bouwen. Elfsquad CPQ is het fundament. Het automatiseert orderinname, opent een digitaal saleskanaal en verbindt direct met je ERP, CRM en andere systemen. Dealers kunnen hun eigen orderinname beheren via CPQ, volledig geautomatiseerd, zonder dat offertes of orders handmatig op het hoofdkantoor verwerkt hoeven te worden.
Wat is het verschil tussen quote-to-cash en lead-to-cash?
Lead-to-cash (LTC) breidt het QTC-proces een stap verder uit. Wanneer je CPQ-oplossing een online configurator omvat, wordt het ook een leadgeneratietool. Potentiële klanten configureren producten direct op je website of via dealeromgevingen, vragen offertes aan en plaatsen orders zonder handmatige tussenkomst van je team. Elke lead die het systeem binnenkomt kan direct doorstromen naar een productieklare order.
De efficiëntiewinsten van een digitaal QTC-proces zijn aanzienlijk. Maar LTC is het potentieel voor foutloze, geautomatiseerde leadgeneratie en orderinname transformatie.
Quote-to-cash met Salesforce CRM en CPQ
Salesforce is een van de meest gebruikte CRM-systemen in de maakindustrie. Met een Salesforce CPQ-integratie wordt het QTC-proces volledig verbonden. Een nieuwe salesopportunity wordt geopend in Salesforce, waar contactgegevens worden ingevoerd. Die data synchroniseert direct naar CPQ, waar een configuratie wordt gestart met alle klantgegevens al aanwezig. Het geconfigureerde product wordt aan de offerte toegevoegd, correct geprijsd en automatisch teruggestuurd naar Salesforce. Wanneer de offerte wordt geaccepteerd in Salesforce, begint het logistieke proces zonder handmatige stappen.
Quote-to-cash met SAP ERP en CPQ
Dezelfde verbonden logica geldt wanneer CPQ integreert met een ERP-systeem zoals SAP. Het proces begint in CPQ, waar alle artikelen en prijzen al gesynchroniseerd zijn vanuit SAP. Een lege offerte wordt geopend en de gewenste configuratie wordt toegevoegd. Het resultaat is altijd een foutloze offerte met nauwkeurige prijsstelling. Een meerlaagse stuklijst wordt automatisch op de achtergrond gegenereerd, en wanneer de offerte wordt geaccepteerd, stroomt die direct als productieorder SAP in.
Naast Salesforce en SAP integreert Elfsquad met andere CRM-, ERP-, CAD- en low-code applicaties. Microsoft Dynamics 365 is een ander veelgebruikt voorbeeld dat verbinding maakt met Elfsquad om een volledig digitaal QTC-proces te ondersteunen.
Hoe verbindt Elfsquad de volledige quote-to-cash keten?
Elfsquad CPQ is de bron van alle logica en kennis die nodig is om complexe producten nauwkeurig te verkopen en ze door het pre-productieproces te leiden zonder handmatige tussenkomst. De vertaling van sales naar productie vindt direct plaats in Elfsquad. Engineeringkennis is al vastgelegd in het systeem. Verbind Elfsquad met je ERP, CRM, CAD of andere bedrijfstools en je hele quote-to-cash proces loopt vanuit één gedeelde logica, met één bron van waarheid voor elke afdeling.
of 