CPQ-software selecteren: waarom de traditionele aanpak je meer kost dan je denkt

Het selecteren van CPQ-software zou geen maanden moeten duren en tienduizenden euro's moeten kosten. Toch is dat voor veel fabrikanten de realiteit. Onderzoek wijst uit dat het gemiddelde softwareselectieproces voor het midden- en kleinbedrijf tussen de €20.000 en €40.000 kost. Het grootste deel van die kosten komt voort uit een aanpak die ontworpen was voor maatwerksoftwareontwikkeling, niet voor moderne SaaS-oplossingen.

Er is een betere manier. Deze gids legt het verschil uit tussen de traditionele aanpak van CPQ-softwareselectie en de aanpak die fabrikanten die sneller handelen en betere beslissingen nemen daadwerkelijk gebruiken.

Waarom gaat traditionele CPQ-softwareselectie mis?

Het traditionele selectieproces van CPQ-software is gebouwd op angst. Angst voor mislukte implementaties, vertraagde projecten en software die niet aan de verwachtingen voldoet. Die angst is begrijpelijk. De meeste fabrikanten hebben het zelf meegemaakt. De reactie is het proces zo grondig mogelijk te maken:

1. Specifieke functionele vereisten en user stories per afdeling verzamelen, gebaseerd op interne ervaring in plaats van externe expertise

2. Vereisten samenvatten in uitgebreide Excelsheets, geprioriteerd via MoSCoW of vergelijkbare methoden

3. Online zoeken naar alle softwareleveranciers en een longlist samenstellen

4. RFI's en RFP's uitsturen naar de longlist

5. Reacties evalueren, een shortlist maken en meerdere rondes gesprekken inplannen

6. Referenties benaderen op basis van functionaliteitsovereenkomsten

7. Een leverancier selecteren, onderhandelen, tekenen en implementatie starten

Tussen elke stap moeten interne vergaderingen worden voorbereid, geëvalueerd en opgevolgd. Herziene RFI's voegen scope toe. Er komen meer vereisten bij. Het proces rekt zich uit. Daar gaat de €20.000 tot €40.000 naartoe.

Het fundamentele probleem is dat deze aanpak ontworpen was voor het selecteren van maatwerksoftware die naar jouw exacte specificaties is gebouwd. Wanneer je het toepast op gestandaardiseerde SaaS-software, werkt het niet. Geen standaard softwareleverancier kan elke functionaliteit op je eisenlijst leveren. Leveranciers die traditionele selectieprocessen doorlopen weten dit, dus ze reageren creatief op RFI's om op de shortlist te blijven. Functies die technisch gezien alleen na significante aanpassing bestaan, worden als standaard gepresenteerd. Het resultaat is weer een vertraagde of teleurstellende implementatie.

Wat is er mis met requirements-first CPQ-selectie?

Requirements-first selectie sluit je op in je huidige manier van werken. Wanneer je vereisten verzamelt op basis van interne ervaring, documenteer je wat je vandaag doet, niet wat je zou moeten doen. De beste SaaS-software daagt je proces vaak uit en verbetert het in plaats van het te spiegelen. Tegen de tijd dat je honderden vereisten in een Excelsheet hebt geschreven, heb je die mogelijkheid al afgesloten.

Het is ook de moeite waard te begrijpen waar SaaS-leveranciers werkelijk goed in zijn. Ze leveren geen volledige maatwerkoplossingen afgestemd op de unieke behoeften van elk bedrijf, omdat dat niet is waarvoor ze gebouwd zijn. Hun kracht ligt in diepgaande branche-expertise en software die continu wordt verfijnd om veelvoorkomende uitdagingen bij veel fabrikanten aan te pakken. Die geaccumuleerde kennis is precies wat je koopt. Hoe meer je het probeert te buigen naar je exacte huidige proces, hoe minder van die waarde je daadwerkelijk krijgt.

Er is ook het afhankelijkheidsrisico. Wanneer een selectieproces volledig gedreven wordt door interne vereisten, neigt het naar zwaar maatwerk. Zo beland je met een CPQ-systeem dat beheerd wordt door consultants, niet door je eigen team. Elke wijziging vereist externe hulp. Elke update breekt iets. Het concurrentievoordeel dat je probeerde te bouwen wordt een afhankelijkheid waaraan je niet kunt ontsnappen.

Hoe pakken fabrikanten die CPQ goed aanpakken de selectie aan?

Fabrikanten die betere CPQ-beslissingen nemen richten zich op minder, scherpere criteria en bewegen sneller naar hands-on evaluatie. Het proces ziet er zo uit:

1. Definieer fundamentele en technische vereisten
Begin met je IT-strategie, niet je functionaliteitslijst. Wat voor software heb je nodig: cloudgebaseerd, API-first, gebouwd voor integratie? En cruciaal: wie moet het systeem na implementatie beheren? Voor fabrikanten met evoluerende producten en processen moet de business CPQ leiden, niet IT. Een systeem dat schaarse IT-resources vereist om elke wijziging te onderhouden is een systeem dat je zal vertragen.

Deze vraag, IT- of business-eigenaarschap, is met name relevant voor productiebedrijven die te maken hebben met steeds evoluerende product- en procescomplexiteit. Wanneer productregels, prijslogica en configuratiemodellen regelmatig moeten veranderen, kunnen die wijzigingen niet worden geblokkeerd door IT-capaciteit. De business moet vanaf dag één in control zijn. Je eigen configuratie bezitten moet een niet-onderhandelbare eis zijn.

2. Onderzoek leveranciers op basis van expertise, niet functionaliteitslijsten
Zoek naar leveranciers die jouw branche en specifieke uitdagingen begrijpen. Lees hun cases, blogs en klantverhalen. Delen ze relevante kennis? Lijken hun klanten op jouw bedrijf? Delen jullie dezelfde waarden?

Controleer ook of je een trial kunt starten. Hands-on toegang tot de software vertelt je meer dan welke RFI-respons dan ook. Het geeft je direct inzicht in de interface, self-service mogelijkheden en belangrijkste functionaliteiten voordat je significant tijd of geld hebt geïnvesteerd.

3. Ga actief in gesprek met de leverancier
Goede leveranciers wachten niet tot je ze vereisten stuurt. Ze organiseren deep-dives in hun platform, vragen naar je huidige proces en toekomstvisie en laten je demo's zien die zijn opgebouwd rondom jouw specifieke situatie.

Naast het beoordelen van functionaliteiten, let goed op gebruiksvriendelijkheid, prestaties en hoe goed het systeem aansluit bij hoe jouw organisatie daadwerkelijk werkt. Een systeem dat er goed uitziet in een demo maar moeilijk te onderhouden is in de praktijk, levert geen langetermijnwaarde. Vraag ook naar implementatieondersteuning, trainingsmateriaal en doorlopende hulp. Een soepele livegang is belangrijk, maar wat er in jaar twee en drie gebeurt, wanneer je producten en processen evolueren, is net zo belangrijk.

4. Gebruik een Proof of Value om de implementatie te starten
Een Proof of Value is een van de waardevolste stappen in CPQ-softwareselectie. Het laat je zien hoe de software omgaat met jouw specifieke producten en processen voordat je volledig commit.

Een goed gestructureerde PoV valideert technische en functionele fit, ontdekt vroeg verbetermogelijkheden en zorgt ervoor dat de software niet alleen conceptueel past maar ook een functioneel instrument is dat klaar is om echte resultaten te leveren. Het legt de basis voor een succesvolle implementatie en geeft beide partijen het vertrouwen om verder te gaan. Bij Elfsquad is de Proof of Value een standaard onderdeel van ons proces omdat daar echte afstemming wordt gebouwd.

Waar moet je werkelijk op letten bij CPQ-software?

Naast het selectieproces zelf zijn er een paar criteria die CPQ-systemen die langetermijnwaarde leveren onderscheiden van systemen die langetermijnafhankelijkheid creëren:

1. Je team beheert het: Configuratielogica, prijsregels en productupdates moeten worden onderhouden door je eigen mensen, niet door consultants of developers

2. Het verbindt met je bestaande systemen: Integratie met ERP, CAD en CRM moet eenvoudig zijn, geen maatwerk-project

3. Het verwerkt echte complexiteit: Als je producten sterk configureerbaar zijn, heeft het systeem constraint-based configuratie nodig, niet alleen rule-based logica

4. Het schaalt met je bedrijf: Naarmate je productassortiment groeit en je markten veranderen, moet het systeem met je meegroeien zonder een nieuwe implementatie te vereisen

Het juiste CPQ-softwareselectieproces bespaart je tijd en geld

De fabrikanten die CPQ-software goed selecteren zijn niet degenen die de langste vereistendocumenten schrijven. Het zijn degenen die de juiste vragen stellen, snel naar hands-on evaluatie bewegen en een partner kiezen wiens expertise aansluit bij hun uitdagingen. Het doel is niet een perfect selectieproces. Het doel is een systeem dat je team beheert, je business mee opschaalt en waarvan je klanten profiteren.

Benieuwd hoe Elfsquad dit aanpakt? Bekijk hoe onze klanten de beslissing namen, of plan een demo en we laten je zien hoe het proces er in de praktijk uitziet.

  of