CPQ-Software-Auswahl: Warum der traditionelle Ansatz Sie mehr kostet, als Sie denken

Die Auswahl von CPQ-Software sollte keine Monate dauern und Zehntausende von Euro kosten. Dennoch ist das für viele Hersteller die Realität. Untersuchungen zeigen, dass der durchschnittliche Software-Auswahlprozess für kleine und mittlere Unternehmen zwischen 20.000 und 40.000 Euro kostet. Der Großteil dieser Kosten entsteht durch einen Ansatz, der für die Entwicklung individueller Software konzipiert wurde, nicht für moderne SaaS-Lösungen.

Es gibt einen besseren Weg. Dieser Leitfaden erklärt den Unterschied zwischen dem traditionellen Ansatz zur CPQ-Software-Auswahl und dem Ansatz, den Hersteller, die schneller entscheiden und bessere Entscheidungen treffen, tatsächlich verwenden.

Warum läuft die traditionelle CPQ-Software-Auswahl schief?

Der traditionelle Auswahlprozess für CPQ-Software basiert auf Angst. Angst vor gescheiterten Implementierungen, verzögerten Projekten und Software, die nicht den Erwartungen entspricht. Diese Angst ist verständlich. Die meisten Hersteller haben sie aus erster Hand erlebt. Die Reaktion darauf ist, den Prozess so gründlich wie möglich zu gestalten:

1. Spezifische funktionale Anforderungen und User Stories pro Abteilung sammeln, basierend auf internen Erfahrungen statt auf externem Fachwissen

2. Anforderungen in umfangreichen Excel-Tabellen zusammenfassen, priorisiert nach MoSCoW oder ähnlichen Methoden

3. Online nach allen Softwareanbietern suchen und eine Longlist erstellen

4. RFIs und RFPs an die Longlist versenden

5. Antworten auswerten, eine Shortlist erstellen und mehrere Gesprächsrunden planen

6. Referenzen basierend auf Funktionsähnlichkeiten kontaktieren

7. Einen Anbieter auswählen, verhandeln, unterzeichnen und die Implementierung starten

Zwischen jedem Schritt müssen interne Meetings vorbereitet, ausgewertet und nachbereitet werden. Überarbeitete RFIs erweitern den Umfang. Weitere Anforderungen kommen hinzu. Der Prozess zieht sich hin. Genau dort fließen die 20.000 bis 40.000 Euro.

Das grundlegende Problem ist, dass dieser Ansatz für die Auswahl vollständig individualisierter Software nach genauen Spezifikationen entwickelt wurde. Wenn man ihn auf standardisierte SaaS-Software anwendet, bricht er zusammen. Kein Standard-Softwareanbieter kann jede Funktionalität auf Ihrer Anforderungsliste liefern. Anbieter, die traditionelle Auswahlprozesse durchlaufen, wissen das, also reagieren sie kreativ auf RFIs, um auf der Shortlist zu bleiben. Funktionen, die technisch erst nach erheblicher Individualisierung existieren, werden als Standard präsentiert. Das Ergebnis ist eine weitere verzögerte oder enttäuschende Implementierung.

Was ist falsch an der anforderungsorientierten CPQ-Auswahl?

Die anforderungsorientierte Auswahl sperrt Sie in Ihre aktuelle Arbeitsweise ein. Wenn Sie Anforderungen auf Basis interner Erfahrungen sammeln, dokumentieren Sie, was Sie heute tun, nicht was Sie tun sollten. Die beste SaaS-Software stellt Ihren Prozess oft in Frage und verbessert ihn, anstatt ihn zu spiegeln. Wenn Sie erst Hunderte von Anforderungen in eine Excel-Tabelle geschrieben haben, haben Sie diese Möglichkeit bereits ausgeschlossen.

Es lohnt sich auch zu verstehen, worin SaaS-Anbieter wirklich gut sind. Sie liefern keine vollständig individualisierten Lösungen, die auf die einzigartigen Bedürfnisse jedes Unternehmens zugeschnitten sind, weil sie nicht dafür gebaut wurden. Ihre Stärke liegt in tiefem Branchenwissen und Software, die kontinuierlich verfeinert wird, um häufige Herausforderungen vieler Hersteller zu bewältigen. Genau dieses angesammelte Wissen kaufen Sie. Je mehr Sie versuchen, es an Ihren genauen aktuellen Prozess anzupassen, desto weniger von diesem Wert erhalten Sie tatsächlich.

Es gibt auch das Abhängigkeitsrisiko. Wenn ein Auswahlprozess vollständig von internen Anforderungen getrieben wird, tendiert er zu starker Individualisierung. So landen Sie bei einem CPQ-System, das Berater kontrollieren, nicht Ihr eigenes Team. Jede Änderung erfordert externe Hilfe. Jedes Update bricht etwas. Der Wettbewerbsvorteil, den Sie aufzubauen versuchten, wird zu einer Abhängigkeit, der Sie nicht entkommen können.

Wie gehen Hersteller, die CPQ richtig einsetzen, bei der Auswahl vor?

Hersteller, die bessere CPQ-Entscheidungen treffen, konzentrieren sich auf weniger, aber schärfere Kriterien und wechseln schneller zur praktischen Evaluierung. Der Prozess sieht so aus:

1. Grundlegende und technische Anforderungen definieren
Beginnen Sie mit Ihrer IT-Strategie, nicht mit Ihrer Funktionsliste. Welche Art von Software benötigen Sie: cloudbasiert, API-first, für Integration gebaut? Und entscheidend: Wer soll das System nach der Implementierung verantworten? Für Hersteller mit sich weiterentwickelnden Produkten und Prozessen muss das Unternehmen CPQ führen, nicht die IT. Ein System, das knappe IT-Ressourcen für jede Änderung benötigt, ist ein System, das Sie verlangsamen wird.

Diese Frage, IT- oder Unternehmensverantwortung, ist besonders relevant für Fertigungsunternehmen, die mit ständig wachsender Produkt- und Prozesskomplexität umgehen. Wenn Produktregeln, Preislogik und Konfigurationsmodelle regelmäßig geändert werden müssen, können diese Änderungen nicht durch IT-Kapazitäten gebremst werden. Das Unternehmen muss vom ersten Tag an die Kontrolle haben. Die eigene Konfiguration zu besitzen sollte eine nicht verhandelbare Anforderung sein.

2. Anbieter nach Fachwissen suchen, nicht nach Funktionslisten
Suchen Sie nach Anbietern, die Ihre Branche und Ihre spezifischen Herausforderungen verstehen. Lesen Sie ihre Business Cases, Blogs und Kundenerfolgsgeschichten. Teilen sie relevantes Wissen? Sehen ihre Kunden Ihrem Unternehmen ähnlich? Teilen Sie dieselben Werte?

Prüfen Sie auch, ob Sie eine Testversion starten können. Praktischer Zugang zur Software sagt Ihnen mehr als jede RFI-Antwort. Er gibt Ihnen direkten Einblick in die Oberfläche, Self-Service-Möglichkeiten und Schlüsselfunktionalitäten, bevor Sie erhebliche Zeit oder Geld investiert haben.

3. Aktiv mit dem Anbieter in Kontakt treten
Gute Anbieter warten nicht darauf, dass Sie ihnen Anforderungen schicken. Sie organisieren Deep-Dives in ihre Plattform, fragen nach Ihrem aktuellen Prozess und Ihrer Zukunftsvision und zeigen Ihnen Demos, die auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten sind.

Achten Sie neben der Bewertung von Funktionen besonders auf Benutzerfreundlichkeit, Leistung und wie gut das System mit der tatsächlichen Arbeitsweise Ihrer Organisation übereinstimmt. Ein System, das in einer Demo gut aussieht, aber in der Praxis schwer zu pflegen ist, wird langfristig keinen Mehrwert liefern. Fragen Sie auch nach Implementierungsunterstützung, Schulungsressourcen und laufender Hilfe. Ein reibungsloser Go-Live ist wichtig, aber was in Jahr zwei und drei passiert, wenn sich Ihre Produkte und Prozesse weiterentwickeln, ist genauso wichtig.

4. Einen Proof of Value zur Einleitung der Implementierung nutzen
Ein Proof of Value ist einer der wertvollsten Schritte bei der CPQ-Software-Auswahl. Er ermöglicht Ihnen zu sehen, wie die Software Ihre spezifischen Produkte und Prozesse handhabt, bevor Sie sich vollständig festlegen.

Ein gut strukturierter PoV validiert die technische und funktionale Eignung, deckt frühzeitig Verbesserungsmöglichkeiten auf und stellt sicher, dass die Software nicht nur konzeptionell passt, sondern ein funktionales Werkzeug ist, das bereit ist, echte Ergebnisse zu liefern. Er legt den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung und gibt beiden Seiten die Zuversicht, voranzugehen. Bei Elfsquad ist der Proof of Value ein Standardbestandteil unseres Prozesses, weil dort echte Übereinstimmung entsteht.

Worauf sollten Sie bei CPQ-Software wirklich achten?

Über den Auswahlprozess hinaus trennen einige Kriterien CPQ-Systeme, die langfristigen Mehrwert liefern, von solchen, die langfristige Abhängigkeit schaffen:

1. Ihr Team verwaltet es: Konfigurationslogik, Preisregeln und Produktaktualisierungen sollten von Ihren eigenen Mitarbeitern gepflegt werden, nicht von Beratern oder Entwicklern

2. Es verbindet sich mit Ihren bestehenden Systemen: Die Integration mit ERP, CAD und CRM sollte unkompliziert sein, kein individuelles Projekt

3. Es bewältigt echte Komplexität: Wenn Ihre Produkte hochgradig konfigurierbar sind, benötigt das System einschränkungsbasierte Konfiguration, nicht nur regelbasierte Logik

4. Es skaliert mit Ihrem Unternehmen: Mit wachsendem Produktsortiment und sich ändernden Märkten sollte das System mit Ihnen wachsen, ohne eine neue Implementierung zu erfordern

Der richtige CPQ-Software-Auswahlprozess spart Zeit und Geld

Die Hersteller, die CPQ-Software erfolgreich auswählen, sind nicht diejenigen, die die längsten Anforderungsdokumente schreiben. Es sind diejenigen, die die richtigen Fragen stellen, schnell zur praktischen Evaluierung übergehen und einen Partner wählen, dessen Fachwissen zu ihren Herausforderungen passt. Das Ziel ist kein perfekter Auswahlprozess. Das Ziel ist ein System, das Ihr Team kontrolliert, mit dem Ihr Unternehmen skaliert und von dem Ihre Kunden profitieren.

Neugierig, wie Elfsquad das angeht? Sehen Sie, wie unsere Kunden die Entscheidung getroffen haben, oder vereinbaren Sie eine Demo und wir zeigen Ihnen, wie der Prozess in der Praxis aussieht.

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