BERCOMEX: Från Två Veckor
till Två Timmar per Offert

De dolda kostnaderna för offerter på minnet

Bakom varje Bercomex-maskin låg en offert byggd från en Excel-fil. Inte en enskild fil, utan en samling makrodrivna kalkylblad, ett per maskintyp. Vart och ett bar år av lagrad logik som inte fanns någon annanstans: inte i ett system, inte i en manual, bara i huvudet på de personer som använde det.

När något förändrades, en produkt eller ett pris, måste varje berört ark uppdateras för hand. Att offerera en återkommande order innebar att man tog fram ett gammalt kalkylblad, möjligen inaktuellt, och förde med sig alla dess fel. Systemet hade ingen struktur för att fånga upp misstag. Vem som helst kunde välja komponenter som var tekniskt inkompatibla, en maskin för vänsterhanden ihopkopplad med en modul för högerhanden, och ingenting skulle flagga för det.
Innesäljarteamet fungerade som ett sekundärt granskningslager och fångade upp fel innan order nådde produktionen. På frågan om hur många offerter som var korrekta vid första inmatningen var svaret enkelt och tydligt, nämligen ungefär 10 procent.

De ekonomiska konsekvenserna ackumulerades tyst men konsekvent. Bercomex maskiner kostar mellan 40 000 och över 1,2 miljoner euro. En felkalkylerad komponent eller ett felberäknat pris hade en hög kostnad. Över en full orderbok summerade dessa fel till tusentals euro per period i onödiga garantianspråk, korrigeringar och marginalförluster.

Det kanske mest avslöjande symptomet: om fem säljare fick samma kunduppdrag skulle de producera fem helt olika maskinkonfigurationer. Alla hade sina egna preferenser, sitt eget tillvägagångssätt. Det fanns inget riktigt säljteam, bara individuella säljare som var och en bar sin egen version av produktkunskapen i huvudet.

Det gjorde det exceptionellt svårt att introducera nya medarbetare. En nyanställd skulle tillbringa 1,5 till 2 år för att nå verklig självständighet, och även då var samstämmighet med kollegor aldrig garanterad. Behovet av förändring var tydligt. Vad Bercomex behövde var en plattform som kunde göra det kalkylbladen aldrig kunde: fånga upp kunskapen, upprätthålla logiken och skala med verksamheten.

"De första reaktionerna från våra säljpartners? De föll av stolarna. De begärde en offert och en timme senare hade de den!"

Piet Stroet

Sales Export Manager, Bercomex

Varför Bercomex valde en CPQ-plattform de kunde hantera själva

När Bercomex började leta efter en lösning blev en sak snabbt tydlig: de flesta konfiguratorplattformar kom med ett dolt beroende. Att bygga eller ändra en konfigurationsmodell krävde utvecklare, människor som kunde skriva HTML eller JavaScript. Varje produktuppdatering, varje ny variant, varje regeländring innebar att man måste gå tillbaka till specialister och betala konsulter per timme.

Med Elfsquad kan hela plattformen hanteras av de personer som känner produkterna, utan att skriva en enda rad kod. "De andra konfiguratorerna krävde programmeringskunskaper, HTML, JavaScript. Med Elfsquad kan du bygga en modell utan det. Det var en av anledningarna till att vi valde det," berättar Piet Stroet, Sales Export Manager på Bercomex.

Kontakten med Elfsquad-teamet spelade också roll. Bercomex hittade i Elfsquad en partner som förstår tillverkning, inte bara begreppet, utan genom att ha arbetat i den. Elfsquad förstod verkligen utmaningen och kunde röra sig tillsammans med Bercomex snarare än att bara leverera ett verktyg. Det visade sig vara lika viktigt som programvaran i sig.

Ingen kod, inga konsulter: Hur Bercomex tog full kontroll över sin CPQ

Bercomex tog ett genomtänkt tillvägagångssätt till implementeringen. En innesäljare frigjordes helt från sitt ordinarie ansvar och fick ett enda jobb: bygga konfiguratorn. I samarbete med Elfsquads team i de tidiga stadierna, och vägledd av säljteamets djupa produkt- och kundkunskap, översatte han systematiskt år av kalkylbladslogik, maskin för maskin, till strukturerade, regelstyrda konfigurationsmodeller. Den kombinationen av säljkunskap, produktkännedom och kundförståelse visade sig vara avgörande och levererade en CPQ-lösning som hela teamet kunde lita på.

Integrationsarkitekturen blev ett av projektets viktigaste resultat. Bercomex kör tre system: Isah som sitt ERP, SuperOffice som sitt CRM och Elfsquad som sitt CPQ-lager. Elfsquad är navet som binder dem samman. Varje offertförfrågan startar i SuperOffice, därifrån utlöses Elfsquad automatiskt, hämtar in kunddata och förifylls konfigurationen. Artiklar, kommersiella texter och prissättning flödar live från Isah. När en offert är slutförd sparar Elfsquad den som en formaterad PDF tillbaka i SuperOffice.

I bakänden skickas de korrekta produktionsartiklarna direkt in i Isah, inga manuella överföringar, ingen återinmatning. Tillförlitligheten hos det dataflödet eliminerade en hel kategori av manuellt arbete. Tidigare innebar bekräftelsen av att en färdig offert matchade ERP att man skrev ut båda dokumenten, lade dem sida vid sida och gick igenom varje rad för hand. Den kontrollen finns inte längre. Om en konfiguration innehåller ett fel misslyckas importen till Isah helt enkelt och stannar, vilket omedelbart synliggör problemet snarare än att tyst föra det vidare till produktion.

I dag är 22 konfigurationsmodeller live i Elfsquad, en för varje maskintyp i deras portfölj.

Snabbare, smartare och byggt för att skala

Effekten var omedelbar. Säljpartners som hade vant sig vid att vänta veckor på en offert fick plötsligt en i sin inkorg inom några timmar. "De första reaktionerna från våra säljpartners? De föll av stolarna. De begärde en offert och en timme senare hade de den!"

Men hastigheten var bara början. Där det gamla ERP-genererade resultatet bestod av halvkommersiella, halvtekniska detaljer som kunden aldrig behövde se, var Elfsquad-resultatet rent, strukturerat och redo att skicka. Bercomex offertdokument blev en referenspunkt, använd av deras implementeringspartner som ett exempel på hur ett professionellt maskinerbjudande kan se ut.

Bakom hastigheten finns något viktigare: tillförlitlighet. Varje konfiguration som kommer ut ur Elfsquad är tekniskt giltig. Inkompatibla komponenter kan inte kombineras, beroenden upprätthålls automatiskt och när en regel behöver uppdateras uppdateras den bara en gång på ett ställe.

Effekten spred sig genom hela verksamheten. I takt med att offerteringen standardiserades följde produktmixen efter. Bercomex säljer nu fler av samma konfigurationer, vilket skapar förutsättningar för att bygga maskiner i lager och väsentligt sänka produktionskostnaderna.

Den kanske djupaste förändringen är vad som hände med säljteamet självt. Där det tidigare hade funnits individuella säljare, var och en med sin egen version av produktkunskapen i huvudet, finns det nu ett riktigt team. Alla arbetar utifrån samma delade konfigurationslogik och bygger på varandras erfarenheter. Den kunskap som en gång bara levde i enskilda huvuden finns nu i plattformen, synlig, överförbar och förbättras över tid.

"Inte för ett enda ögonblick," minns Sandra, på frågan om teamet någonsin saknade de gamla Excel-arken.