BERCOMEX: Von zwei Wochen
zu zwei Stunden pro Angebot

Die versteckten Kosten der Angebotserstellung aus dem Gedächtnis

Hinter jeder Bercomex-Maschine stand ein Angebot, das aus einer Excel-Datei erstellt wurde. Es handelte sich nicht um eine einzige Datei, sondern um eine Sammlung makrogesteuerter Tabellenkalkulationen, eine pro Maschinentyp. Jede dieser Tabellen enthielt eine jahrelang gewachsene, vielschichtige Logik, die nirgendwo sonst dokumentiert war: nicht in einem System, nicht in einem Handbuch, sondern nur in den Köpfen der Menschen, die damit arbeiteten. Wenn sich etwas änderte, ein Produkt oder ein Preis, musste jedes relevante Blatt manuell aktualisiert werden.

Wollte man einen Nachbestellungsauftrag aufgeben, musste man auf eine alte Tabelle zurückgreifen, die möglicherweise veraltet war und Fehler enthielt. Das System bot keine Möglichkeit, Fehler zu erkennen. Jeder konnte Komponenten auswählen, die technisch nicht kompatibel waren, eine Maschine für links mit einem Modul für rechts kombinieren, ohne dass es auffiel. Das Innendienstteam fungierte als zweite Prüfebene und spürte Fehler auf, bevor die Aufträge in die Produktion gelangten. Auf die Frage, wie viele Angebote bei der ersten Eingabe korrekt waren, lautete die Antwort schlicht: etwa 10 Prozent.

Die finanziellen Folgen summierten sich leise, aber stetig. Die Maschinen von Bercomex kosten zwischen 40.000 € und über 1,2 Millionen €. Eine falsch angegebene Komponente oder ein falsch kalkulierter Preis verursachte erhebliche Kosten. Bei einem vollen Auftragsbuch summierten sich diese Fehler zu Tausenden von Euro pro Periode, in Form von unnötigen Garantieansprüchen, Korrekturen und Margenverlusten.

Das vielleicht aufschlussreichste Symptom: Wenn fünf Vertriebsmitarbeiter denselben Kundenauftrag erhielten, erstellten sie fünf völlig unterschiedliche Maschinenkonfigurationen. Jeder hatte seine eigenen Vorlieben, seinen eigenen Ansatz. Es gab kein echtes Vertriebsteam, sondern nur einzelne Verkäufer, die jeweils ihre eigene Version des Produktwissens im Kopf hatten. Das machte die Einarbeitung neuer Mitarbeiter besonders schwierig. Ein neuer Mitarbeiter brauchte anderthalb bis zwei Jahre, um wirklich selbstständig arbeiten zu können, und selbst dann war eine einheitliche Vorgehensweise unter den Kollegen nie garantiert.

Die Notwendigkeit einer Veränderung war offensichtlich. Bercomex brauchte eine Plattform, die das leisten konnte, was die Tabellenkalkulationen nie konnten: das Wissen festhalten, die Logik durchsetzen und mit dem Unternehmen wachsen.

"Die ersten Reaktionen unserer Vertriebspartner? Sie fielen von ihren Stühlen. Sie haben ein Angebot angefordert und eine Stunde später hatten sie es!"

Piet Stroet

Sales Export Manager, Bercomex

Warum Bercomex eine CPQ-Plattform wählte, die sie selbst verwalten konnten

Als Bercomex sich auf die Suche nach einer Lösung machte, wurde schnell klar: Die meisten Konfigurator-Plattformen waren mit einer versteckten Abhängigkeit verbunden. Der Aufbau oder die Änderung eines Konfigurationsmodells erforderte Entwickler, die HTML oder JavaScript beherrschten. Jede Produktaktualisierung, jede neue Variante, jede Regeländerung bedeutete, dass man auf Spezialisten angewiesen war und Berater stundenweise bezahlen musste. Mit Elfsquad kann die gesamte Plattform von den Menschen verwaltet werden, die die Produkte kennen, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

"Die anderen Konfiguratoren erforderten Programmierkenntnisse, HTML, JavaScript. Mit Elfsquad kann man ein Modell ohne diese Kenntnisse erstellen. Das war einer der Gründe, warum wir uns dafür entschieden haben", erinnert sich Piet Stroet, Sales Export Manager bei Bercomex.

Auch die Beziehung zum Elfsquad-Team spielte eine Rolle. Bercomex fand in Elfsquad einen Partner, der die Produktion wirklich versteht, nicht nur theoretisch, sondern aus eigener Erfahrung. Elfsquad verstand die Herausforderung und konnte Bercomex begleiten, anstatt einfach nur ein Werkzeug zu liefern. Das erwies sich als ebenso wichtig wie die Software selbst.

Kein Code, keine Berater: Wie Bercomex die volle Kontrolle über sein CPQ-System erlangte

Bercomex verfolgte bei der Implementierung einen bewussten Ansatz. Ein Vertriebsmitarbeiter wurde von seinen regulären Aufgaben freigestellt und mit einer einzigen Aufgabe betraut: der Erstellung des Konfigurators. In der Anfangsphase arbeitete er eng mit dem Team von Elfsquad zusammen und nutzte das fundierte Produkt- und Kundenwissen des Vertriebsteams, um jahrelange Tabellenkalkulationslogik systematisch, Maschine für Maschine, in strukturierte, regelbasierte Konfigurationsmodelle zu überführen. Diese Kombination aus Vertriebswissen, Produktkenntnis und Kundenverständnis erwies sich als entscheidend und lieferte eine CPQ-Lösung, der das gesamte Team vertrauen konnte.

Die Integrationsarchitektur wurde zu einem der wichtigsten Ergebnisse des Projekts. Bercomex betreibt drei Systeme: Isah als ERP, SuperOffice als CRM und Elfsquad als CPQ-Schicht. Elfsquad ist der Knotenpunkt, der alles miteinander verbindet. Jede Angebotsanfrage beginnt in SuperOffice, von wo aus Elfsquad automatisch gestartet wird, Kundendaten einliest und die Konfiguration vorausfüllt. Artikel, Beschreibungen und Preise werden live aus Isah übernommen. Sobald ein Angebot fertiggestellt ist, speichert Elfsquad es als formatierte PDF-Datei direkt in SuperOffice. Am Ende der Kette werden die korrekten Produktionsartikel direkt nach Isah übertragen, ohne manuelle Zwischenschritte und ohne erneute Dateneingabe.

Durch die Zuverlässigkeit dieses Datenflusses wurde eine ganze Kategorie manueller Arbeit überflüssig. Früher musste man beide Dokumente ausdrucken, nebeneinanderlegen und jede Zeile einzeln prüfen, um ein fertiges Angebot mit dem ERP abzugleichen. Diese Prüfung entfällt heute vollständig. Enthält eine Konfiguration einen Fehler, schlägt der Import nach Isah fehl und stoppt, wodurch das Problem sofort sichtbar wird, anstatt unbemerkt in die Produktion zu gelangen.

Heute gibt es 22 Konfigurationsmodelle in Elfsquad, eines für jeden Maschinentyp im Portfolio.

Schneller, intelligenter und skalierbar

Die Auswirkungen waren sofort spürbar. Vertriebspartner, die es gewohnt waren, wochenlang auf ein Angebot zu warten, hatten plötzlich innerhalb von Stunden eines in ihrem Posteingang. "Die ersten Reaktionen unserer Vertriebspartner? Sie fielen von ihren Stühlen. Sie forderten ein Angebot an, und eine Stunde später hatten sie es!"

Doch die Geschwindigkeit war nur der Anfang. Wo der alte ERP-Output aus halb kaufmännischen, halb technischen Details bestand, die der Kunde nie zu sehen brauchte, war der Elfsquad-Output sauber, strukturiert und versandfertig. Das Angebotsdokument von Bercomex wurde zum Referenzbeispiel, das ihr Implementierungspartner als Muster dafür verwendete, wie ein professionelles Maschinenangebot aussehen kann.

Hinter der Geschwindigkeit verbirgt sich etwas noch Wichtigeres: Zuverlässigkeit. Jede Konfiguration, die in Elfsquad erstellt wird, ist technisch korrekt. Inkompatible Komponenten können nicht kombiniert werden, Abhängigkeiten werden automatisch berücksichtigt, und wenn eine Regel aktualisiert werden muss, geschieht das nur einmal, an einer einzigen Stelle.

Der Effekt wirkte sich auf das gesamte Unternehmen aus. Da die Angebotserstellung standardisiert wurde, vereinheitlichte sich auch der Produktmix. Bercomex verkauft jetzt mehr gleiche Konfigurationen und schafft damit die Voraussetzungen für die Lagerfertigung und eine deutliche Senkung der Produktionskosten.

Die vielleicht tiefgreifendste Veränderung betrifft das Vertriebsteam selbst. Wo es früher einzelne Verkäufer gab, von denen jeder seine eigene Version des Produktwissens im Kopf hatte, gibt es jetzt ein echtes Team. Alle arbeiten nach derselben gemeinsamen Konfigurationslogik und bauen auf den Erfahrungen der anderen auf. Das Wissen, das früher nur in einzelnen Köpfen steckte, ist jetzt auf der Plattform, sichtbar, übertragbar und wird mit der Zeit immer besser.

"Nicht einen einzigen Moment lang", erinnert sich Sandra, als sie gefragt wird, ob das Team jemals die alten Excel-Tabellen vermisst hat.