Spako: Van prijslijst en notitieblok naar slechts één productconfigurator

Waarom complexe voedselverwerkingsapparatuur en handmatige offertes niet samengaan

Het productassortiment van Spako is duidelijk afgebakend, maar binnen dat assortiment is de complexiteit van elke individuele configuratie aanzienlijk. Een soepinstallatie, een sauslijn, een ketel voor puree of kant-en-klaarmaaltijden, elke klantconfiguratie gebruikt andere pompen, een andere mixer, een andere capaciteit dan de volgende. Tel je alle mogelijke combinaties op, dan kom je uit op bijna een miljoen unieke configuraties. Een offerte correct opstellen vereiste kennis die tot dan toe alleen in de hoofden van mensen zat, niet in een systeem.

Het offerteproces bij Spako was ingericht op eenvoud, niet op schaal. Het verkoopteam bezocht een klant met een prijslijst onder de arm en maakte ter plekke wat schetsen. Terug op kantoor werd een formele offerte uitgetypt en verstuurd. Als er iets niet klopte, volgde er weer een ronde heen-en-weer. Uren werk, en nog steeds geen garantie dat het resultaat correct was. Tijdgevoelig en foutgevoelig? Thomas Waals, directeur en mede-eigenaar van Spako, was er duidelijk over: "Foutgevoelig, honderd procent."

Dat proces had vanaf het begin zijn beperkingen al. Met meer verkopers, meer dealers en meer landen kwamen ook meer interpretaties van hoe een standaardmachine eruitzag.  De knelpunten werden zo snel duidelijk. Het antwoord op dit probleem kwam van een collega-fabrikant die Elfsquad al in zijn eigen bedrijf gebruikte.

"We sturen de offerte al, terwijl we nog bij de klant zijn. De feedback is consistent: alles staat erin, het is een complete en correcte offerte."

Waarom Spako koos voor Elfsquad als CPQ-platform

Thomas Waals hoorde over Elfsquad tijdens een kop koffie met het team van Kumatech, een collega-fabrikant die het al in zijn eigen bedrijf gebruikte. Hij ging het in de praktijk bekijken en de beslissing was snel gemaakt. "We willen deze productconfigurator en we gaan ervoor zorgen dat het werkt, let's go." Geen langdurig evaluatietraject. Geen shortlist van tien platformen.

Thomas had Elfsquad bij Kumatech met eigen ogen in actie gezien: volledige controle over productlogica en prijsstelling, zonder afhankelijkheid van consultants. Wat vooral telde was een platform dat Spako zelf in handen kon houden, zonder elke keer afhankelijk te zijn van developers of externe specialisten als er iets moest veranderen. Met Elfsquad kan dat. Het product overtuigde hem, en de gesprekken met het Elfsquad-team bevestigden dat hij de juiste keuze maakte. "We hebben gewoon dezelfde filosofie: niet onnodig ingewikkeld maken. Gewoon knopen doorhakken en gaan," zegt Thomas.

Vier weken tot livegang: hoe goede voorbereiding het mogelijk maakte

Met de beslissing genomen, handelde Spako snel. Voordat ze met het onboardingteam van Elfsquad aan tafel gingen, hadden ze al het nodige voorwerk gedaan: welke machines zijn standaard, welke opties moeten worden meegenomen, hoe moet de prijsstructuur eruit zien? In nauwe samenwerking met het Elfsquad-team vertaalde commercieel manager Bram Seelen dat voorwerk in slechts vier weken naar een volledig ingerichte configurator. Niet gebouwd als een technisch specificatieblad, maar als wat Thomas een "autoconfigurator" noemt: toegankelijk, intuïtief en gebouwd voor de persoon die met de klant aan tafel zit, niet voor de werkvloer. Een basis die vandaag de dag nog steeds live is, continu bijgewerkt door Spako's eigen team, zonder externe hulp.

Meer dan offertes: portfoliohelderheid

Het bouwen van de configurator dwong Spako een vraag te beantwoorden die ze nooit expliciet hadden hoeven stellen: wat is nu precies standaard, en wat niet? Wat is een optie? Wat zou standaard bij elke machine moeten worden meegeleverd?

"Elfsquad heeft ons enorm veel gebracht in de manier waarop ons productportfolio eruit zou moeten zien. Het heeft ons een solide basis gegeven om vanuit te groeien," zegt Thomas.

Die helderheid stuurt nu alles aan. Spako werkt met drie commerciële paden, drie deuren. Deur één: Elfsquad als configurator voor standaardmachines, waar complexiteit automatisch wordt afgehandeld en offertes binnen enkele minuten klaar zijn. Deur twee: maatwerk, waarbij Elfsquad nog steeds de commerciële basis legt voordat het project verder wordt uitgewerkt. Deur drie: gebruikte machines, gereviseerde Spako-machines, gecontroleerd op meer dan 30 kwaliteitspunten, verkocht met garantie en een echte bijdrage aan circulariteit. De interne discussie over standaard versus maatwerk is simpelweg verdwenen, omdat Elfsquad het volledige spectrum dekt, van eenvoudige standaardconfiguraties tot de commerciële basis van complexe maatwerkprojecten.

Elfsquad als centraal verkoopsysteem

Vandaag de dag is Elfsquad het hart van Spako's verkoopoperatie. Klantgegevens, dealertoegang, prijsstelling, offertes: alles loopt via Elfsquad. Spako gebruikt het vooralsnog als een zelfstandige verkoopomgeving, zonder koppeling met hun ERP, een bewuste keuze. Sales heeft de vrijheid nodig om snel te handelen en bij te sturen. Productie heeft schone, betrouwbare data nodig. Die brug bouwen kost tijd en moet goed worden aangepakt. "Zodra het in het ERP zit, zijn onze machines daar ook aan gekoppeld. De data moet echt kloppen, anders hebben we een serieus probleem," zegt Thomas. Een ERP-integratie staat voor de toekomst op de planning, op het moment dat de tijd er rijp voor is.

Offertes die vertrouwen wekken

Dealers in Nieuw-Zeeland, Finland, Frankrijk, België, Engeland, Roemenië, Estland, Spanje en de Verenigde Staten kunnen nu inloggen, configureren en een volledige offerte met de juiste prijzen volledig zelfstandig genereren. Dealers zeggen: "wow, dat jullie dit hebben. Dat we gewoon kunnen inloggen, onze eigen prijzen kunnen maken en niet op jullie hoeven te wachten. En dat we weten dat die prijzen kloppen," zegt Thomas. In een van oudsher conservatieve sector waren dealers altijd afhankelijk van de fabrikant voor elke prijs en elke offerte. Die afhankelijkheid is verdwenen. Voor Spako's internationale netwerk is dat een belangrijke verandering.

Voor het salesteam is de impact even groot. Salesmedewerkers hoeven niet meer terug naar kantoor om na een klantbezoek een offerte op te stellen. Ze bouwen hem ter plekke, op het scherm, terwijl de klant meekijkt. Elke machine heeft een 3D-model in Elfsquad. Laat een niet-technische koper de machine in actie zien, en de aankoopbeslissing wordt concreet op een manier die een specificatieblad nooit kan evenaren. "We versturen de offerte terwijl we nog bij de klant zijn. De reacties zijn steevast hetzelfde: alles staat erin, het is een volledige en correcte offerte."

Spako zocht een betere offerte-tool. Wat ze bouwden was een compleet commercieel besturingssysteem voor een fabrikant die snel beweegt en niet van plan is te vertragen. Zoals Thomas het verwoordt: "We hebben gewoon dezelfde filosofie als Elfsquad: niet onnodig ingewikkeld maken. Gewoon knopen doorhakken en gaan."

Voor Spako is Elfsquad het platform achter hun volledige verkoopoperatie, waarmee een Nederlandse fabrikant van voedselmachines met een wereldwijd dealernetwerk winstgevend kan opschalen zonder te verliezen wat hen uniek maakt.