Spako: Von Preisliste und Notizblock zu einem zentralen Produktkonfigurator

Warum komplexe Lebensmittelverarbeitungsmaschinen und manuelle Angebotsprozesse nicht zusammenpassen

Das Produktsortiment von Spako ist klar abgegrenzt, doch innerhalb dieser Grenzen ist die Konfigurationskomplexität jeder einzelnen Anlage erheblich. Eine Suppenanlage, eine Soßenlinie, ein Kessel für Pürees oder Fertiggerichte: Jede Kundenkonfiguration erfordert andere Pumpen, einen anderen Mischer, eine andere Kapazität. Rechnet man alle möglichen Kombinationen zusammen, kommt man auf knapp eine Million unterschiedliche Konfigurationen. Ein korrektes Angebot zu erstellen, setzte Wissen voraus, das bislang ausschließlich in den Köpfen einzelner Mitarbeitender steckte, nicht in einem System.

Der Angebotsprozess bei Spako war auf Einfachheit ausgelegt, nicht auf Wachstum und Volumen. Das Vertriebsteam besuchte Kunden mit einer Preisliste unter dem Arm, machte vor Ort einige Skizzen und tippte das formale Angebot anschließend im Büro auf. War etwas unklar oder fehlerhaft, folgte eine weitere Abstimmungsrunde. Stundenlange Arbeit, ohne Gewähr für ein fehlerfreies Ergebnis. Thomas Waals, Geschäftsführer und Mitinhaber bei Spako, brachte es auf den Punkt: „Fehleranfällig, ohne Ausnahme."

Dieser Prozess hatte von Anfang an strukturelle Grenzen. Mit mehr Vertriebsmitarbeitenden, mehr Händlern und mehr Ländern entstanden mehr unterschiedliche Interpretationen dessen, was eine Standardmaschine ausmacht. Die Lücken im Prozess wurden unübersehbar. Die Antwort auf dieses Problem kam von einem anderen Hersteller, der Elfsquad bereits in seinem eigenen Betrieb einsetzte.

„Wir versenden das Angebot noch beim Kunden vor Ort. Das Feedback ist einheitlich: Alles ist enthalten, ein vollständiges und korrektes Angebot."

Warum Spako sich für Elfsquad als CPQ-Plattform entschieden hat

Thomas Waals erfuhr bei einem Gespräch mit dem Team von Kumatech von Elfsquad, einem anderen Hersteller, der die Plattform bereits im eigenen Betrieb einsetzte. Er ließ sich das System live zeigen, und die Entscheidung fiel unmittelbar. „Wir wollen diesen Produktkonfigurator und wir werden ihn zum Laufen bringen. Los geht's." Kein langwieriger Evaluierungsprozess. Keine Auswahlliste mit zehn Plattformen.

Thomas hatte Elfsquad bei Kumatech aus erster Hand erlebt: vollständige Kontrolle über Produktlogik und Preisgestaltung – ohne Abhängigkeit von externen Beratern. Entscheidend war eine Plattform, die Spako eigenständig betreiben kann, ohne bei jeder Änderung auf Entwickler oder externe Spezialisten angewiesen zu sein. Elfsquad erfüllte diese Anforderungen vollständig. Das Produkt überzeugte, die Menschen dahinter bestätigten den Eindruck. „Wir teilen einfach dieselbe Haltung: Nicht unnötig komplizieren. Entscheidung treffen und umsetzen", sagt Thomas Waals.

Vier Wochen bis zum Go-live: Wie gründliche Vorbereitung den Unterschied machte

Nach der Entscheidung handelte Spako zügig. Noch vor dem ersten gemeinsamen Termin mit dem Elfsquad-Onboarding-Team hatte das Unternehmen die wesentlichen Grundlagen bereits erarbeitet: Welche Maschinen gehören zum Standard, welche Optionen sollen abgebildet werden, wie soll die Preislogik aufgebaut sein. Auf Basis dieser Vorarbeit übersetzte Commercial Manager Bram Seelen die Produktlogik in enger Zusammenarbeit mit dem Elfsquad-Team in einen vollständig eingerichteten Konfigurator, in nur vier Wochen.

Das Ergebnis ist kein technisches Spezifikationsblatt, sondern das, was Thomas Waals einen „Autokonfigurator" nennt: zugänglich, intuitiv und konsequent auf die Person ausgerichtet, die das Gespräch mit dem Kunden führt, nicht auf die Produktionshalle. Diese Grundlage ist bis heute im Einsatz und wird kontinuierlich vom eigenen Team bei Spako weiterentwickel, ohne externe Unterstützung.

Mehr als Angebote: Klarheit über das Produktportfolio

Der Aufbau des Konfigurators zwang Spako, eine Frage explizit zu beantworten, die bis dahin nie gestellt worden war: Was ist Standard, und was nicht? Was ist eine Option? Was sollte standardmäßig zu jeder Maschine gehören?

„Elfsquad hat uns enorm dabei geholfen, unser Produktportfolio klar zu strukturieren. Es gibt uns eine verlässliche Grundlage, auf der wir wachsen können", sagt Thomas Waals.

Diese Klarheit prägt heute den gesamten Betrieb. Spako arbeitet mit drei klar definierten Vertriebswegen, drei Türen. Tür eins: Elfsquad als Konfigurator für Standardmaschinen, bei dem Komplexität systemseitig beherrscht wird und Angebote in Minuten entstehen. Tür zwei: kundenspezifisches Engineering, bei dem Elfsquad die kaufmännische Grundlage liefert, bevor das Projekt weiter ausgearbeitet wird. Tür drei: Gebrauchtmaschinen, aufgearbeitete Maschinen der Marke Spako, an über 30 Qualitätspunkten geprüft, mit Garantie verkauft und ein konkreter Beitrag zur Kreislaufwirtschaft.

Die interne Diskussion darüber, was Standard und was Sonderanfertigung ist, hat sich schlicht erledigt, weil Elfsquad die gesamte Bandbreite abdeckt, von unkomplizierten Standardkonfigurationen bis zur kaufmännischen Grundlage komplexer Sonderprojekte.

Elfsquad als zentrales Vertriebssystem

Heute ist Elfsquad das Herzstück des Vertriebsbetriebs bei Spako. Kundendaten, Händlerzugang, Preislogik, Angebote: Alles läuft über Elfsquad. Spako betreibt die Plattform derzeit als eigenständige Vertriebsumgebung, ohne Anbindung an das ERP-System. Eine bewusste Entscheidung. Der Vertrieb braucht die Freiheit, schnell zu handeln und Anpassungen vorzunehmen. Die Produktion braucht saubere, verlässliche Daten. Diese Verbindung herzustellen braucht Zeit und muss sorgfältig umgesetzt werden. „Sobald es im ERP ist, sind unsere Maschinen daran gekoppelt. Die Daten müssen stimmen, sonst haben wir ein ernstes Problem", sagt Thomas Waals. Die ERP-Integration ist für die Zukunft geplant, zum richtigen Zeitpunkt.

Angebote, die Vertrauen schaffen

Händler in Neuseeland, Finnland, Frankreich, Belgien, England, Rumänien, Estland, Spanien und den Vereinigten Staaten können sich heute eigenständig anmelden, konfigurieren und ein vollständiges Angebot mit korrekten Preisen erstellen, ohne auf Spako warten zu müssen. „Händler sagen: Wow, dass ihr das habt. Dass wir uns einfach einloggen, unsere eigenen Preise erstellen und nicht auf euch warten müssen. Und wissen, dass diese Preise stimmen", sagt Thomas Waals. In einer traditionell konservativen Branche waren Händler bei jedem Preis und jedem Angebot auf den Hersteller angewiesen. Diese Abhängigkeit ist weggefallen. Für das internationale Netzwerk von Spako ist das eine grundlegende Veränderung.

Für das eigene Vertriebsteam ist der Wandel ebenso spürbar. Vertriebsmitarbeitende fahren nach einem Kundengespräch nicht mehr ins Büro, um ein Angebot zu erstellen. Sie erstellen es vor Ort, auf dem Bildschirm, während der Kunde zusieht. Jede Maschine ist in Elfsquad mit einem 3D-Modell hinterlegt. Einem technisch nicht versierten Käufer die Maschine visuell zu zeigen macht die Kaufentscheidung greifbar, auf eine Weise, die ein technisches Datenblatt nie leisten könnte. „Wir versenden das Angebot noch beim Kunden vor Ort. Das Feedback ist einheitlich: Alles ist enthalten, es ist ein vollständiges und korrektes Angebot."

Spako kam mit dem Ziel, ein besseres Angebotswerkzeug zu finden.Spako kam mit dem Ziel, ein besseres Angebotswerkzeug zu finden. Was entstanden ist, ist das kaufmännische Betriebssystem eines Herstellers, der schnell wächst und keine Absicht hat, langsamer zu werden. Wie Thomas Waals es formuliert: „Wir teilen einfach dieselbe Haltung: Nicht unnötig komplizieren. Entscheidung treffen und umsetzen."

Für Spako ist Elfsquad die Plattform hinter dem gesamten Vertriebsbetrieb. Sie ermöglicht einem niederländischen Hersteller von Lebensmittelverarbeitungsmaschinen mit einem globalen Händlernetz, profitabel zu wachsen, ohne das zu verlieren, was ihn einzigartig macht.