ZARGES: Van 15 minuten
naar 90 seconden per offerte

De verborgen kosten van verouderde configuratiesoftware

Het portfolio van ZARGES omvat zeer complexe, klantspecifieke oplossingen in veeleisende sectoren zoals defensie, logistiek en de medische sector, waar geen twee orders hetzelfde zijn. Een verkeerde configuratie is niet alleen inefficiënt, het kan ook ernstige gevolgen hebben voor de compliance.

Toch waren de tools achter het offerteproces nooit gemaakt voor deze realiteit. Voor sommige productcategorieën bestonden al verouderde configurators, maar die waren zwaar en log. Voor dozen en verpakkingsoplossingen was er helemaal geen configurator; offertes werden handmatig aangemaakt in SAP (ERP), met verkopers die individuele onderdeelnummers uit hun hoofd aanklikten, zonder validatie, zonder structuur en zonder vangnet. Als iemand vijf onderdelen toevoegde terwijl er maar twee in een doos pasten, ving niemand dat op. Uitzonderlijke configuraties vereisten het doorspitten van Excel-sheets en technische normen om te controleren of een configuratie überhaupt toegestaan was, een proces waar zelfs de meest ervaren salesmedewerkers moeite mee hadden.

Zelfs voor minder complexe orders moest R&D ingrijpen, eerdere tekeningen doorzoeken en aanpassen voordat de productie kon beginnen. Een team van ervaren ingenieurs besteedde kostbare tijd aan administratief werk in plaats van aan waar ze het beste in waren: de ontwikkeling van de volgende generatie ZARGES-producten.

Elfsquad heeft dat allemaal veranderd. Vandaag de dag is elke configuratie technisch correct, commercieel waterdicht en rechtsgeldig, allemaal automatisch. R&D hoeft niet langer deel uit te maken van het offerteproces en de fabriek ontvangt gestructureerde, verwerkbare orders. Met een hoog volume aan orders per jaar, vertaalt zelfs een kleine winst in verwerkingsefficiëntie zich in significante resultaten op schaal.

"Vroeger besteedde ik zoveel mentale energie aan het valideren en berekenen van configuraties. Nu wordt dat allemaal afgehandeld door het platform, waardoor ik me echt kan richten op de klant"

Salesteam

ZARGES

Waarom ZARGES koos voor een configurator die ze zelf beheren

ZARGES had een duidelijk doel tijdens hun zoektocht: een platform dat ze zelf konden beheren, configureren en doorontwikkelen, zonder telkens te hoeven wachten op consultants, wanneer een productregel veranderde of een nieuwe variant moest worden toegevoegd. Een oplossing die zou meegroeien met het bedrijf en zich zou aanpassen aan nieuwe productspecificaties, prijswijzigingen en marktvereisten.

Elfsquad past perfect in die visie. "In plaats van een systeem dat kennis vastlegt in de hoofden van specialisten, geeft Elfsquad ons directe controle over onze eigen productregels, prijslogica en configuratiemodellen," zegt Valentin. "We hebben geen IT of consultants nodig om wijzigingen aan te brengen, we kunnen alles zelf doen. Dat was precies wat we zochten."

Bij het kiezen van een platform maakte ZARGES een bewuste strategische keuze. "We hebben bewust gekozen voor een platform dat met ons bedrijf meebeweegt, een platform met open API's dat ons de vrijheid geeft om uit te breiden als we groeien. Die flexibiliteit was een belangrijke factor in onze beslissing," zegt Valentin. Waar traditionele CPQ-platforms stabiliteit bieden ten koste van flexibiliteit, koos ZARGES voor een platform dat net zo snel kan schalen en aanpassen als zij. De open API's van Elfsquad bewezen die keuze vanaf de eerste dag. Een naadloze integratie met 3D-visualisatie bezegelde de deal en gaf het salesteam een krachtig visueel hulpmiddel om configuraties tot leven te brengen.

Van workshop tot go-live: op tijd en binnen budget geleverd

Vanaf het begin koos ZARGES voor een stapsgewijze aanpak, waarbij de implementatie in gerichte fasen werd aangepakt in plaats van alles in één keer te willen veranderen. Het resultaat spreekt voor zich: het project werd op tijd en binnen budget opgeleverd. "Het was een van de weinige IT-projecten die echt op tijd en binnen budget werd opgeleverd," merkt Valentin op, een resultaat van zorgvuldige voorbereiding, een gefaseerde aanpak en nauwe samenwerking met het team van Elfsquad.

Tijdens het hele traject werd praktische ondersteuning geboden om ZARGES te helpen hun productlogica correct te modelleren. "Het was echt waardevol, geweldige pre-sales en advies. Het team is erg tevreden," zegt Valentin. Toen er in de laatste weken voor de go-live onverwachte problemen opdoken, stond het customer success team van Elfsquad klaar om snel oplossingen te vinden, zelfs binnen 24 uur.

De SAP-integratie werd de ruggengraat van de operatie. Vandaag de dag worden honderdduizenden CRM-contacten elke nacht bijgewerkt. Klantspecifieke prijsvoorwaarden worden in realtime gesynchroniseerd binnen het wereldwijde netwerk van ZARGES, bestaande uit 13 nationale bedrijven en internationale verkooppartners. Ordersimulatie vindt direct plaats in SAP en zodra een bestelling is geplaatst, volgen automatisch verzendberichten. Sales, engineering en operations werken allemaal vanuit één gedeeld model, één bron van waarheid.

Het salesteam dat van sceptisch naar niet te stoppen ging

Verandering is nooit makkelijk, vooral niet voor een salesteam dat door jarenlange ervaring een grondige productkennis heeft opgebouwd. De eerste reactie op Elfsquad was voorzichtig. Teamleden maakten zich zorgen over het verliezen van controle, over het opnieuw moeten leren van hun proces, over de vraag of een configurator echt de uitzonderlijke gevallen aankon die ze jarenlang handmatig hadden leren beheersen. Die twijfels hielden niet lang stand na de eerste offerte.

Valentin herinnert zich een verkoper die het perfect verwoordde: "Vroeger besteedde ik zoveel mentale energie aan het valideren en berekenen van configuraties. Nu wordt dat allemaal afgehandeld door het platform, waardoor ik me echt kan richten op de klant." De constante angst op de achtergrond om een foutieve offerte te maken is verdwenen. Wat ooit 15 minuten handmatig configureren kostte, componenten selecteren, compatibiliteit controleren, prijzen berekenen, kost nu 90 seconden via de configurator, en is altijd correct.

Dat is geen kleine verbetering. Voor een salesteam dat complexe klantspecifieke orders beheert voor defensie, logistiek en de medische sector, is het een fundamentele verandering in hun manier van werken. Salesmedewerkers die Elfsquad vroeg hebben omarmd, zagen de voordelen meteen en hebben nooit meer achterom gekeken. Ze overtuigden collega's, deelden best practices en de adoptie van het platform groeide van daaruit vanzelf. Zoals Valentin het zegt: "Het maakt hun werk een stuk leuker."

Dit is hoe schalen zonder controle te verliezen er in de praktijk uitziet. Elk nieuw product dat ZARGES toevoegt aan Elfsquad wordt volledig geconfigureerd door hun eigen team, gebouwd rond hun eigen regels en hun eigen klanten. En omdat hun team volledig eigenaar is van het platform, ligt de schaalvergroting naar nieuwe producten en markten volledig in eigen handen. Zoals Valentin het zegt: "Het is een open, makkelijk te integreren platform, waarvan ik overtuigd ben dat het zich blijft ontwikkelen in precies de richting die wij nodig hebben."

Voor ZARGES is Elfsquad het CPQ-platform achter hun offerteproces, waardoor deze wereldwijde fabrikant van hoogwaardige, klantspecifieke oplossingen winstgevend kan schalen zonder te verliezen wat hen uniek maakt.