ZARGES: Von 15 Minuten
auf 90 Sekunden pro Angebot

Die wahren Kosten veralteter Konfigurationssoftware

Das Portfolio von ZARGES umfasst hochkomplexe, kundenspezifische Lösungen für anspruchsvolle Branchen wie Verteidigung, Logistik und Medizintechnik, in denen kein Auftrag dem anderen gleicht. Ein Konfigurationsfehler ist nicht nur ineffizient, er kann schwerwiegende Compliance-Folgen haben.

Dennoch waren die Tools hinter dem Angebotsprozess nie für diese Realität ausgelegt. Für einige Produktkategorien gab es zwar Konfiguratoren, diese waren jedoch schwerfällig und veraltet. Für Boxen und Verpackungslösungen existierte gar kein Konfigurator: Angebote wurden manuell in SAP (ERP) erstellt, wobei Vertriebsmitarbeiter einzelne Artikelnummern aus dem Gedächtnis zusammenklickten, ohne Validierung, ohne Struktur und ohne Sicherheitsnetz. Wenn jemand fünf Komponenten hinzufügte, obwohl in eine Box nur zwei passten, fiel das niemandem auf. Ungewöhnliche Fälle erforderten das Durchsuchen von Excel-Tabellen und technischen Normen, nur um zu prüfen, ob eine Konfiguration überhaupt rechtlich zulässig war, ein Prozess, mit dem selbst erfahrene Mitarbeiter an ihre Grenzen stießen.

Selbst bei weniger komplexen Aufträgen musste die F&E einspringen, frühere Zeichnungen durchsuchen und anpassen, bevor die Produktion beginnen konnte. Ein Team qualifizierter Ingenieure verbrachte wertvolle Zeit mit administrativer Arbeit statt mit dem, was sie am besten können: der Entwicklung der nächsten Generation von ZARGES-Produkten.

Elfsquad hat das alles verändert. Heute ist jede Konfiguration technisch korrekt, kaufmännisch präzise und rechtlich valide, vollautomatisch. Die F&E muss nicht mehr am Angebotsprozess beteiligt werden, und das Werk erhält strukturierte, weiterverarbeitbare Aufträge. Angesichts der hohen Auftragsvolumina, die jährlich durch den Betrieb von ZARGES fließen, wirken sich selbst minimale Effizienzgewinne in der Auftragsabwicklung im großen Maßstab erheblich aus.

"Früher habe ich so viel mentale Energie dafür aufgewendet, Konfigurationen zu validieren und zu berechnen. Das übernimmt jetzt die Plattform, sodass ich mich wirklich auf den Kunden konzentrieren kann."

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ZARGES

Warum ZARGES sich für einen Konfigurator entschied, den sie selbst steuern können

ZARGES hatte bei der Suche ein klares Ziel: eine Plattform, die sie selbst besitzen, konfigurieren und weiterentwickeln können, ohne jedes Mal auf Berater warten zu müssen, wenn sich eine Produktregel ändert oder eine neue Variante hinzugefügt werden muss. Eine Lösung, die mit dem Unternehmen Schritt hält und sich an neue Produktspezifikationen, Preisänderungen und Marktanforderungen anpasst.

Elfsquad passt perfekt zu dieser Vision. "Anstatt eines Systems, das Wissen in den Händen von Spezialisten sperrt, gibt uns Elfsquad die direkte Kontrolle über unsere eigenen Produktregeln, Preislogik und Konfigurationsmodelle," sagt Valentin. "Wir brauchen keine IT oder Berater, um Änderungen vorzunehmen. Wir können alles selbst umsetzen. Genau das haben wir gesucht."

Bei der Auswahl der Plattform traf ZARGES eine bewusste strategische Entscheidung. "Wir haben uns bewusst für eine Plattform entschieden, die mit unserem Unternehmen wächst, mit offenen APIs, die uns die Freiheit geben, sie nach unseren Anforderungen zu erweitern und darauf aufzubauen," sagt Valentin. Während klassische CPQ-Plattformen Stabilität auf Kosten der Flexibilität bieten, entschied sich ZARGES für eine Plattform, die genauso schnell skalieren und sich anpassen kann wie sie selbst. Die offenen APIs von Elfsquad haben diese Entscheidung vom ersten Tag an bestätigt. Eine nahtlose 3D-Visualisierungsintegration überzeugte vollends und gibt dem Vertriebsteam ein leistungsstarkes visuelles Werkzeug, um Konfigurationen zum Leben zu erwecken.

Vom Workshop zum Go-live: Pünktlich und im Budget

Von Anfang an verfolgte ZARGES einen strukturierten, schrittweisen Ansatz und setzte die Implementierung in klar abgegrenzten Phasen um, anstatt alles auf einmal verändern zu wollen. Das Ergebnis spricht für sich: Das Projekt wurde pünktlich und im Budget abgeschlossen. "Es war eines der seltenen IT-Projekte, das wirklich im Zeit- und Budgetrahmen geblieben ist," stellt Valentin fest, ein Ergebnis sorgfältiger Vorbereitung, eines fokussierten Ansatzes und enger Zusammenarbeit mit dem Elfsquad-Team.

Während des gesamten Prozesses stand ZARGES eine praxisnahe Unterstützung zur Seite, um die Produktlogik korrekt abzubilden. "Das war wirklich wertvoll, eine hervorragende Beratung im Vorfeld. Das Team ist sehr zufrieden," sagt Valentin. Als in den letzten Wochen vor dem Go-live unerwartete Komplexitäten im Vertriebsprozess auftauchten, war das Customer-Success-Team von Elfsquad bereit, schnell Lösungen zu finden, teilweise innerhalb von 24 Stunden.

Die SAP-ERP-Integration wurde zum Rückgrat des Betriebs. Heute werden Hunderttausende von CRM-Kontakten nächtlich aktualisiert. Kundenspezifische Preiskonditionen werden in Echtzeit über das globale Netzwerk von ZARGES mit 13 Landesgesellschaften und internationalen Vertriebspartnern synchronisiert. Die Auftragssimulation läuft direkt im SAP ERP, und sobald ein Auftrag erteilt wird, folgen Versandbenachrichtigungen automatisch. Vertrieb, Engineering und Betrieb arbeiten alle auf Basis eines gemeinsamen Modells, einer einzigen Quelle der Wahrheit.

Das Vertriebsteam: Von skeptisch zu unaufhaltsam

Veränderung ist nie einfach, besonders für ein Vertriebsteam, das über Jahre tiefes Produktwissen aufgebaut hat. Die erste Reaktion auf Elfsquad war vorsichtig. Teammitglieder befürchteten, die Kontrolle zu verlieren, ihren Prozess neu erlernen zu müssen und zweifelten daran, ob ein Konfigurator wirklich die Sonderfälle bewältigen könnte, die sie jahrelang manuell gemeistert hatten.

Die Zweifel hielten nicht lange an, schon beim ersten Angebot nicht mehr. Valentin erinnert sich an einen Vertriebsmitarbeiter, der es treffend formulierte: "Früher habe ich so viel mentale Energie dafür aufgewendet, Konfigurationen zu validieren und zu berechnen. Das übernimmt jetzt die Plattform, sodass ich mich wirklich auf den Kunden konzentrieren kann." Die ständige Hintergrundanspannung, ein möglicherweise fehlerhaftes Angebot zu erstellen, ist verschwunden.

Was früher 15 Minuten manueller Konfigurationsarbeit erforderte, die Auswahl von Komponenten, die Prüfung der Kompatibilität, die Berechnung von Preisen, dauert mit dem Konfigurator jetzt 90 Sekunden und ist immer korrekt. Das ist keine kleine Verbesserung in einem einzelnen Schritt. Für ein Vertriebsteam, das komplexe kundenspezifische Aufträge in den Bereichen Verteidigung, Logistik und Medizintechnik betreut, ist es ein grundlegender Wandel in der Arbeitsweise.

Vertriebsmitarbeiter, die Elfsquad frühzeitig übernahmen, sahen die Vorteile sofort und haben nie zurückgeblickt. Sie überzeugten Kollegen, teilten Best Practices, und die Nutzung der Plattform wuchs von dort aus ganz natürlich. Wie Valentin es formuliert: "Es macht ihre Arbeit deutlich mehr Spaß."

So sieht Skalierung ohne Kontrollverlust in der Praxis aus. Jedes neue Produkt, das ZARGES in Elfsquad einpflegt, wird vollständig vom eigenen Team konfiguriert, angepasst an die eigenen Regeln und Kunden. Und weil ihr Team die Plattform vollständig in der Hand hat, liegt die Skalierung auf neue Produkte und Märkte ebenfalls vollständig bei ihnen. Wie Valentin es formuliert: "Es ist eine offene, einfach zu integrierende Plattform, und ich bin zuversichtlich, dass sie sich genau in die Richtung weiterentwickeln wird, die wir brauchen."

Für ZARGES ist Elfsquad die CPQ-Plattform hinter dem Angebotsprozess, die es einem globalen Hersteller hochwertiger, kundenspezifischer Lösungen ermöglicht, winstgevend zu skalieren, ohne zu verlieren, was sie einzigartig macht.