ZARGES: Från 15 minuter
till 90 sekunder per offert

Den verkliga kostnaden för föråldrad konfigurationsprogramvara 

ZARGES sortiment omfattar mycket komplexa, kundspecifika lösningar inom krävande sektorer som försvar, logistik och sjukvård, där inga två order är identiska. Att göra fel i en konfiguration är inte bara ineffektivt, det kan få allvarliga konsekvenser för regelefterlevnaden. 

Ändå var verktygen bakom offertprocessen aldrig byggda för den verkligheten. För vissa produktkategorier fanns äldre konfiguratorer, men de var tunga och föråldrade. För lådor och förpackningslösningar saknades konfigurator helt, offerter byggdes manuellt i SAP (ERP), där säljare klickade ihop enskilda artikelnummer ur minnet, utan validering, utan struktur och utan skyddsnät. Om någon lade till fem komponenter i en låda som bara rymde två, fångade ingen det upp. Ovanliga fall krävde att man grävde igenom Excel-ark och tekniska normer bara för att kontrollera om en konfiguration ens var juridiskt tillåten, en process som till och med de mest erfarna säljarna kämpade med.

Även enklare order krävde att R&D klev in, letade fram tidigare ritningar och anpassade dem innan produktionen kunde börja. Ett team av skickliga ingenjörer lade värdefull tid på administrativt arbete i stället för det de gör bäst: att utveckla nästa generation av ZARGES produkter. 

Elfsquad förändrade allt det. I dag är varje konfiguration tekniskt korrekt, kommersiellt träffsäker och juridiskt giltig, allt automatiskt. R&D behöver inte längre vara en del av offertprocessen, och fabriken tar emot strukturerade, hanterbara order. Med ett högt orderflöde per år genom ZARGES verksamhet ger även marginella effektivitetsvinster i hanteringen betydande resultat i stor skala. 

"Jag brukade lägga så mycket mental energi på att validera och beräkna konfigurationer. Nu hanteras allt det av plattformen, vilket ger mig tid att faktiskt fokusera på kunden."

Säljteam

ZARGES

Varför ZARGES valde en konfigurator de kunde äga själva

ZARGES hade ett tydligt mål under sin sökning: en plattform de själva kunde äga, konfigurera och vidareutveckla, utan att behöva vänta på konsulter varje gång en produktregel förändrades eller en ny variant behövde läggas till. En lösning som skulle hålla jämna steg med verksamheten och anpassa sig efter nya produktspecifikationer, prisförändringar och marknadskrav.

Elfsquad passade den visionen perfekt. "I stället för ett system som låser kunskapen hos specialister ger Elfsquad oss direkt kontroll över våra egna produktregler, prislogik och konfigurationsmodeller," säger Valentin. "Vi behöver varken IT eller konsulter för att göra ändringar, vi kan göra allt själva. Det var precis vad vi letade efter."

När det kom till att välja plattform gjorde ZARGES ett medvetet strategiskt val. "Vi valde medvetet en plattform som rör sig med vår verksamhet, en med öppna API:er som ger oss friheten att bygga vidare och utöka den i takt med att vi växer. Den flexibiliteten var avgörande för vårt beslut," säger Valentin. Där traditionella CPQ-plattformar erbjuder stabilitet på bekostnad av flexibilitet, valde ZARGES en plattform som kan skala och anpassa sig lika snabbt som de själva. Elfsquad's öppna API:er bevisade att det var rätt val från dag ett. En sömlös 3D-visualiseringsintegration avgjorde saken och gav säljteamet ett kraftfullt visuellt verktyg för att ge konfigurationerna liv. 

Från workshop till driftsättning: levererat i tid och inom budget 

Från start tog ZARGES ett avgränsat, steg-för-steg-baserat tillvägagångssätt och genomförde implementeringen i fokuserade faser i stället för att försöka förändra allt på en gång. Resultatet talar för sig självt: projektet levererades i tid och inom budget. "Det var ett av de sällsynta IT-projekten som verkligen höll både tidplan och budget," konstaterar Valentin, ett resultat av noggrann förberedelse, ett avgränsat upplägg och nära samarbete med Elfsquad's team.

Under hela processen erbjöds praktiskt stöd för att hjälpa ZARGES att modellera sin produktlogik på rätt sätt. "Det var verkligt värdefullt, ett utmärkt pre-sales och rådgivningsstöd. Teamet är mycket nöjt," säger Valentin. När oväntade komplexiteter i säljprocessen uppstod under de sista veckorna före driftsättningen var Elfsquad's customer success-team redo att snabbt hitta lösningar, ibland inom 24 timmar.

SAP ERP-integrationen blev ryggraden i verksamheten. I dag hålls hundratusentals CRM-kontakter uppdaterade varje natt. Kundspecifika prisvillkor synkroniseras i realtid över ZARGES globala nätverk av 13 nationella bolag och internationella försäljningspartner. Ordersimulering körs direkt i SAP ERP, och när en order väl är lagd skickas leveransnotifieringar automatiskt. Sälj, engineering och drift arbetar alla från en gemensam modell, en enda källa till sanning. 

Säljteamet som gick från skeptiska till ostoppbara 

Förändring är aldrig enkelt, särskilt inte för ett säljteam som byggt upp djup produktkunskap under år av erfarenhet. Den första reaktionen på Elfsquad var försiktig. Teammedlemmar oroade sig för att förlora kontrollen, för att behöva lära om sin process, och för om en konfigurator verkligen skulle kunna hantera de kantfall de hade ägnat år åt att bemästra manuellt.

Tvivlen varade inte länge efter den första offerten. Valentin minns hur en säljare satte fingret på det: "Jag brukade lägga så mycket mental energi på att validera och beräkna konfigurationer. Nu hanteras allt det av plattformen, vilket ger mig tid att faktiskt fokusera på kunden." Den ständiga bakgrundsångesten över att ha byggt en offert som kanske var fel har försvunnit.

Det som tidigare tog 15 minuter av manuellt konfigurationsarbete, att välja komponenter, kontrollera kompatibilitet och beräkna priser, tar nu 90 sekunder via konfiguratorn, och är alltid korrekt. Det är inte en liten förbättring i ett enstaka steg. För ett säljteam som hanterar komplexa kundspecifika order inom försvars-, logistik- och sjukvårdssektorn är det en grundläggande förändring av hur de arbetar.

Säljare som tidigt tog till sig Elfsquad såg fördelarna omedelbart och har aldrig sett tillbaka. De övertygade kollegor, delade bästa praxis, och plattformens användning växte naturligt därifrån. Som Valentin uttrycker det: "Det gör deras arbete mycket roligare." 

Det här är hur skalning utan att förlora kontrollen ser ut i praktiken. Varje ny produkt som ZARGES lägger till i Elfsquad konfigureras helt av deras eget team, formad efter deras egna regler och deras egna kunder. Och eftersom deras team äger plattformen fullt ut ligger skalningen till nya produkter och marknader helt i deras egna händer. Som Valentin uttrycker det: "Det är en öppen, lättintegrerad plattform, och en som jag är övertygad om kommer att fortsätta utvecklas i precis den riktning vi behöver."

För ZARGES är Elfsquad CPQ-plattformen bakom deras offertprocess, som gör det möjligt för en global tillverkare av premium kundspecifika lösningar att skala lönsamt utan att förlora det som gör dem unika.