Zodra je besloten hebt om met CPQ software te gaan werken, staat je een volgende belangrijke keuze te wachten: kies je voor een CPQ in de cloud of een traditionele CPQ die lokaal geïnstalleerd wordt? Dat is van groot belang, omdat de keuze die je maakt van grote invloed is op zaken als de implementatieduur, snelheid van de software, de kosten en schaalbaarheid. In dit artikel lees je waarom wij voor een CPQ in de cloud kiezen en wat daar de voordelen van zijn.
Voordat we naar de voordelen van cloud CPQ kijken, eerst even terug naar 2 belangrijke termen in dit verhaal: cloud versus lokaal.
Kies je voor de traditionele weg, dan installeer je je CPQ software lokaal. Dat betekent dat je een server of deel van je serverruimte reserveert voor de software. Je bent in dat geval zelf verantwoordelijk voor het onderhouden en managen van de software. De initiële kosten zijn relatief hoog, maar je bent wel volledig eigenaar.
Kies je voor CPQ in de cloud, dan besteed je een groot deel van het werk uit. Je hoeft geen server aan te schaffen of te beheren, en ook het onderhoud aan de server is niet jouw verantwoordelijkheid. Voor een afgesproken bedrag per maand kun je gebruikmaken van de CPQ software. Geen hoge initiële kosten en geen zorgen over of de boel draait zoals het zou moeten. Dat betekent ook dat je geen volledig eigenaarschap hebt. Hoewel dat een nadeel lijkt, lees je verderop dat dat eigenlijk niet uitmaakt.
CPQ in de cloud heeft een aantal grote voordelen ten opzichte van een traditionele oplossing. We zetten er een paar voor je op een rijtje.
Gebruik je een cloudoplossing, dan werk je altijd met de meest recente versie van de software. Ontwikkelaars werken continu aan de verbetering van hun software en kunnen dit in de cloud heel eenvoudig met je delen. Je kunt dus altijd gebruikmaken van de nieuwste functionaliteiten, én je voldoet ook altijd aan de laatste eisen op het gebied van privacy en veiligheid.
Vergelijk dat met een traditionele CPQ oplossing die lokaal geïnstalleerd is: je krijgt 1 of 2 keer per jaar een grote update, waardoor er ineens heel veel verandert. Als gebruiker verlies je het overzicht in alle nieuwe zaken en het is vaak niet de vraag óf er iets kapot gaat, maar wát. Is je traditionele CPQ geïntegreerd met andere software, dan kun je er donder op zeggen dat hier iets misgaat na een update.
Laten we daar eens een voorbeeld van bekijken. Stel, je lokale CPQ systeem laat weten dat er eind Q4 een update gedraaid wordt, en dat daarvoor mogelijk een aantal integraties aangepast moeten worden. Er moeten meerdere wijzigingen gedaan worden, maar je leverancier kent niet alle ins en outs en tast dus ook in het duister. Het einde van Q4 nadert, en jij gaat ervan uit dat alles geüpdatet en toekomstvast is. Totdat je in 1 van de drukste periodes van het jaar ineens geen orders meer in je ERP systeem kunt inschieten. Je IT-leverancier heeft beperkte bezetting, jij kunt het jaar niet fatsoenlijk afronden en het kost meer tijd én geld om alles draaiende te houden. Om nog maar te zwijgen over de extra werkzaamheden achteraf, en alle frustraties die daarbij horen.
Een ander groot voordeel van cloud CPQ is de schaalbaarheid. Of zeg maar gerust hyperschaalbaarheid! Je kunt de benodigde rekenkracht namelijk direct en onbeperkt opschalen. Je configureert bijvoorbeeld zeer complexe machines, die zo’n 35.000 verschillende calculaties kennen om tot de juiste samenstelling te komen. Heb jij CPQ software lokaal geïnstalleerd? Dan is de rekentijd afhankelijk van hoeveel ruimte je oorspronkelijk op je server hebt gereserveerd. Is er geen ruimte? Dan kun je natuurlijk een dure extra server aanschaffen, wachten tot alles bezorgd en geïnstalleerd is, om er dan achter te komen dat die extra rekenkracht niet meer nodig is…
Een CPQ in de cloud praat eenvoudig met andere applicaties door middels van API’s. Dat is een soort stekkerdoos waar je verschillende applicaties op kunt aansluiten, waarbinnen ze eenvoudig gegevens over en weer van elkaar kunnen gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld in je eigen CPQ-software een externe rekentool gebruiken om een deel van je proces te ondersteunen. Bij een traditionele oplossing is dit veel ingewikkelder, want die werkt in de basis vanuit zijn eigen afgesloten database. Van daaruit is het lastiger om buiten zijn eigen kaders te kijken. En nu we met z’n allen steeds meer overstappen op best-of-breed-oplossingen, kan dat eigenlijk echt niet meer.
Om eerlijk te zijn, kunnen we nog wel even doorgaan met het opsommen van de voordelen van CPQ in de cloud. Zo kun je bijvoorbeeld zelf integraties en workflows maken op zogenaamde low-code-platforms, om jouw specifieke proces te ondersteunen. En CPQ in de cloud kun je overal ter wereld en op allerlei apparaten gebruiken, zolang je maar een browser en internetverbinding hebt. En Cloud-Based CPQ heeft vaak een veel betere gebruikersinterface, vanwege de schaalvoordelen die de gebruikte frameworks je bieden.
En, en, en…
En misschien kun je het beste gewoon eens een demo aanvragen om Elfsquad CPQ aan het werk te zien. In de cloud, natuurlijk.
