Offreren, een proces dat doorgaans gezien wordt als ‘saai’ en ‘tijdrovend’. Als verkoper wil jij doen waar je goed in bent: verkopen. Al die administratieve rompslomp wil je zoveel mogelijk vermijden. Elfsquad CPQ software integreren in je verkoopproces is de oplossing om succesvol te offreren. In dit artikel lees je aan de hand van 4 stappen hoe jij het offerteproces sneller, effectiever en bovenal, meer schaalbaar kunt maken.
Een koppeling met CRM brengt vele voordelen met zich mee. Zo geeft de koppeling je meer inzicht in de status van je offertes. Daarnaast is er een directe synchronisatie mogelijk, waardoor al je contacten uit jouw CRM-omgeving direct zichtbaar worden in Elfsquad. Hierdoor is het bijhouden van contactgegevens verleden tijd. Ook dubbele gegevensinvoer is niet langer een terugkerend probleem.
Bereikt een verkoopkans in CRM de status ‘offerte’, dan begint de volgende workflow. In Elfsquad wordt een lege offerte aangemaakt. Deze offerte wordt gevuld door de gegevens, ofwel configuratie, die in Elfsquad ingevoerd worden. Zijn alle gegevens compleet? Dan kan de offerte uitgebracht worden via Elfsquad. In je CRM verandert automatisch de status van ‘offerte’ naar ‘offerte uitgebracht’.
De complete workflow is nu nog niet afgerond. Als de offerte geaccepteerd wordt, begint de volgende workflow. Door het accepteren van de offerte verandert de status van de offerte naar ‘gewonnen’. Deze status is ook direct zichtbaar in je CRM. De gewonnen order is nu een order. Vanuit de Elfsquad configurator wordt op de achtergrond een stuklijst naar je ERP gestuurd. Hier komt een fysieke medewerker niet meer aan te pas.
Door het automatiseren van mails hebben je verkopers meer tijd voor het verkopen zelf. Geautomatiseerde e-mails bieden vele uitkomsten. Enkele uitkomsten zijn:
Wanneer de offerte als concept is aangemaakt, en een configuratie is toegevoegd, is het mogelijk de offerte automatisch te delen met een collega of direct met de klant. Dit valt te realiseren met bijvoorbeeld een lowcode platform als Zapier.
Is de offerte akkoord, dan wil je dat de klant zo snel mogelijk de offerte ondertekend. Met een integratie als SignNow is het mogelijk om de klant digitaal de offerte te laten ondertekenen. De klant ontvangt na het uit brengen van de offerte automatisch een mail, die op zijn beurt vanuit de mail een digitale handtekening zet op de offerte. Het zetten van de handtekening zorgt voor een trigger. Deze trigger stelt CRM op de hoogte van de wijziging. De status van de offerte verandert naar ‘gewonnen’. Vervolgens kan de verkopende partij een werkorder aanmaken vanuit Elfsquad en zal de productie beginnen.
Binnen jouw bedrijfsvoering is consistentie ontzettend belangrijk. Zo moet iedere verkoper op de hoogte zijn van bijvoorbeeld prijswijzigingen. Door het offreren te automatiseren leg je zelf vast welke data op welke manier wordt meegestuurd naar CRM & ERP. Door het vastleggen van deze data wordt de juiste informatie naar de juiste velden gestuurd, waardoor er een juiste stuklijst opgebouwd kan worden. We zien in de markt nog steeds dat offertes handmatig verwerkt worden. Zo wordt de aanhef nog wel eens overgeslagen, wat niet alleen slordig is, maar ook onprofessioneel overkomt. In de offertetemplates van Elfsquad leg je al deze velden vast, waardoor er nooit een veld vergeten wordt. Wel zo makkelijk, toch?
Daarnaast wil jij te allen tijde bij de offertes kunnen. Een overzichtelijke opslag van zowel offertes als documentatie is niet alleen belangrijk voor het verkoopteam. Alle medewerkers die zich bezighouden met offertes en administratieve werkzaamheden hebben baat bij een goed gestructureerde omgeving waar ze alle mogelijke bestanden terug kunnen vinden. Bij het aanmaken van een offerte vul je je klantgegevens handmatig in, of je laadt deze in vanuit CRM. Na het opslaan van de offerte zal deze in Elfsquad in het overzicht ‘offertes’ verschijnen. Deze offertes zijn dus altijd beschikbaar: ook vanaf je tablet of mobiel.
Jij wilt dat de klant een goed beeld krijgt van zijn te bestellen product. Een offerte is hier een belangrijk onderdeel van. Door het vastleggen van je productlogica zijn fouten in offertes verleden tijd. Waar voorheen handmatig een offerte opgesteld werd, waarbij menselijke fouten gemaakt konden worden, staan nu alle combinaties van je product vast. De Elfsquad configurator bestaat uit een soort vragenspel, waarbij de verkoper (of eindklant) aan de hand van bepaalde vragen zijn product samenstelt. Hierdoor ontstaat er altijd een kloppend product. Dit proces wordt ook wel ‘guided selling’ genoemd. Indien alle vragen beantwoord zijn wordt er direct een offerte gegenereerd. Hiermee is de doorlooptijd verkort en zijn menselijke fouten verleden tijd. Met één druk op de knop ontvangt de klant zijn offerte. En dit kan zelfs aan de tafel bij de klant gedaan worden.
Nieuwsgierig geworden hoe onze CPQ oplossing ook jouw processen kunnen ondersteunen? We vertellen je hier graag meer over! Vraag een demo aan. Tijdens een demo vertellen wij je alles over:
Laat ons weten wat je denkt