Het perfecte offertedocument – Offertes opstellen (2/2)

Dit artikel is geschreven door Elfsquad

Meer weten over succesvol offreren? Lees de gehele blogpost!

Transcript video: Offertes opstellen (2/2)

“Het genereren van offertedocumenten is ongeveer zo oud als de eerste bedrijfsapplicatie. Van simpel boekhoudpakket tot de meest uitgebreide ERP pakketten, ze voorzien allemaal in het genereren van een offertedocument. Maar al deze oplossingen hebben één ding gemeen:
het document bevat niet meer dan een kop en voettekst en een tabelletje met artikelnummers. Maar als je een complex product offreert volstaat zo’n tabelletje niet. Een offerte dient de klant te overtuigen van het aanbod. Met een opsomming van artikelen snapt de klant nog steeds niet of zijn behoefte zal worden ingevuld.”

“In dat geval werken verkopers vaak uitgebreide documenten uit, die aan de hand van rijke teksten en afbeeldingen én in de taal van de klant precies uitleggen wat de klant geleverd krijgt. Een groot nadeel is dat het erg arbeidsintensief is, maar dat gaan we oplossen.”

“Bij onze sales configurator heb je volledige vrijheid in hoe je je offertedocument opbouwt. Teksten en afbeeldingen, welke prijs je wel en niet laat zien, de look and feel, alles wat je nodig hebt om je klanten te overtuigen. Er zijn wel een paar best practices, die behandelen we in het offerte document van Brightwater Industries. De voorpagina van een offerte bepaalt de eerste indruk. De offerte van Brightwater Industries begint met een flitsende voorpagina.”

“Belangrijk is dat je klant zich meteen in de offerte herkent. Verwerk daarom duidelijk het onderwerp van de offerte, de bedrijfsnaam en de naam van de contactpersoon.”

“De titelpagina dient als introductie. Gegevens als NAW en het offertenummer worden automatisch vermeld. Ook hier heb je de kans om je offerte te personaliseren door bijvoorbeeld een tekst toe te voegen. Eventueel kun je na de inleiding een inhoudsopgave opnemen. Dit is met name belangrijk als je meer dan één product opneemt in je offerte, of als je offerte document in totaal meer dan 10 pagina’s omvat.”

“Optioneel kun je een bedrijfsomschrijving meeleveren. Met name als je offreert aan klanten die niet vaak bij je bestellen, raden wij je aan om hier een pagina over op te nemen. Deze klanten willen graag kennis met je maken.”

“Nu zijn we aanbeland in de kern van de offerte, het overzicht van de gemaakte configuratie. Het is aannemelijk om in deze sectie al je productspecificaties kenbaar te maken. We raden het ook zeker aan, maar het is zonde om het daarbij te laten. Het document moet de klant het vertrouwen geven dat de productspecificaties zijn wens invullen, de rest is dan eigenlijk bijzaak.”

“Als je net zoals bij Bluewater Industries, gebruik maakt van guided selling, kun je die informatie mooi hergebruiken. We raden het daarom altijd aan om te beginnen met een sectie over de gewenste toepassing.”

“In deze sectie staat de klantwens duidelijk weergegeven. Zo heeft de klant zwart op wit dat deze productspecificaties zijn wens invullen. Daarnaast is het gebruikelijk om eerst de basisconfiguratie toe te lichten. In dit geval hebben we het over de Waste Water Installation, en over het Chemical Filtrate.”

“Belangrijk is om alle onderdelen goed te specificeren. In dit geval is dat gebeurd aan de hand van teksten en een tabel die de functie van alle componenten beschrijft.”

“En tot slot behandel je de gekozen opties. Alle opties hebben hier een kleine opsomming van de specificaties. En zijn in sommige gevallen ook voorzien van een foto.”

“We hadden er ook voor kunnen kiezen om hier bij alle onderdelen en opties ook de prijzen te vermelden. Bij Bluewater Industries is er voor gekozen om een aparte pagina op te nemen voor de prijsopbouw. Ook dit kun je op allerlei manieren doen. In dit geval staat er een tabel met alle prijzen per onderdeel. Veel gebruikers kiezen ervoor om dit en het te houden bij een totaalprijs voor de configuratie.”

“Sommige kiezen er ook voor om alleen de totaalprijs te geven voor de complete offerte. Ongeacht of er nou één of meerdere configuraties worden aangeboden.”

“Een offerte eindigt altijd met de voorwaarden. Vaak zitten daar voorwaarden bij die door de gebruiker gekozen zijn, zoals leverings- en betalingscondities. In dit geval zijn er alleen statische condities, namelijk de metaalunievoorwaarden.”

“Wat u zojuist gezien heeft levert onze gebruikers een enorme winst op. Logischerwijs bespaart het ontzettend veel tijd. Doorlooptijden van offertes
gaan van dagen terug naar minuten. Daarnaast is het document volledig in de taal van de klant. Zo volgt er na het uitbrengen van de offerte niet een hele mailconversatie over de inhoud van de offerte.”

“Maar het aller belangrijkste: Als verkoper ben je altijd 100% zeker dat het document foutloos is!”